- 業務情報テンプレートで簡単・高速に業務を体系化。
- 業務可視化＝知見の可視化。iGrafxが最も得意とするところ。
こんにちは。可視化コンサルタントの鈴木 裕です。
前回は概要としてデジタルトランスフォーメーションにおけるiGrafxの有効性を紹介しました。
第2回の今回からは、より具体的な機能をご紹介していきたいと思います。
業務整理と体系化＝業務情報テンプレートの提供
業務可視化においてもっとも重要なステップが、可視化対象部署にどんな業務があるのか調査する業務棚卸です。
弊社のセミナーでも紹介していますが、トップダウンとボトムアップの手法によって体系化された業務一覧を作成することで可視化対象を俯瞰することができ、効率的に業務可視化プロジェクトを進行することができます。
私はお客様向けにワークショップも実施させていただいているのですが、お客様によってはこのトップダウンで業務を可視化する手法に戸惑われるケースが散見されます。膨大な業務を体系的に把握しようとする作業は私たちでも難しい作業です。
iGrafxでは業種別に業務プロセスを体系化したテンプレートを提供しています。具体的には標準的な業務プロセスを辞書化し、フローチャートに使用できる機能です。
あらかじめ業務機能別、階層別に体系化された業務プロセスなので、テンプレートを参考に自社の業務を体系化することも、テンプレートにプロセスを追加して自社独自のテンプレートを作成することも可能です。テンプレートにはiGrafxでモニタリングできるプロセス評価指標も付属しているので、活用することにより貴社のプロセスマネジメント実現にも大きな助けとなるでしょう。
業務を可視化する＝業務に込められた知見を可視化する
業務改善のために業務を可視化する、という考えは一般的なものとなりつつありますが、なぜ業務を可視化する必要があるのでしょうか。私は、業務を可視化するということは、業務に込められた先人の知恵を可視化することだと考えています。おおよそすべての業務には目的があり、目的達成のために様々な試行錯誤を行った結果が今行われている業務です。つまり業務の流れや関係性を可視化するだけでは不十分で、「なぜそうしているのか」「どんな方法で実施しているのか」といった情報を可視化しないと、本当に効果のある改善には結びつかないと、私は考えています。
iGrafxは容易にフローチャートに業務の流れや関係性を書き出すことができるツールですが、フローチャートの図形一つ一つに「誰が」「何のために」「何を使って」「どのように行っている」という情報を入力できることが他の可視化ツールと一線を画す機能だと考えています。もちろん。定性的な情報だけでなく、定量的な指標もフローチャートにまとめることができます。
業務改善におけるiGrafxは、質の高い情報を効率よく収集・可視化・管理できるという点でとても有用なツールです。しかし、iGrafxは情報を収集するだけのツールでもありません。次回はデジタルトランスフォーメーションの推進剤としてのiGrafxをご紹介したいと思います。
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株式会社サン・プラニング・システムズ
可視化コンサルタント 鈴木 裕
【プロフィール】IT導入、標準化に向けた業務可視化、 iGrafxを活用した持続的なプロセスマネジメントサイクルの構築を得意としています。金融業、製造業、地方自治体へのiGrafxシステム導入、人事・総務業務、経理業務等の可視化実績多数あり。
【保有資格】
SAP認定コンサルタント（HR）
ITコーディネータ 等
