【業務フローの書き方】業務フローを書く為に必要な図形(記号)とは?

【業務フローの書き方】業務フローを書く為に必要な図形(記号)とは?

業務フローを書くことに慣れていない方は、「どのような形の図形を選択すれば良いのか、どのように使えば良いのか」たくさんの図形を前に迷ってしまうのではないでしょうか。今回は一般的な業務フローを作成する為の最低限の図形(記号)について解説します。今回ご紹介するポイントは簡単に実践できますので、是非参考にして下さい。

 

 
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業務フローチャートを書く前に押さえておきたいポイント

【ポイント①】業務フローの目的を考える

業務フローを作成する目的は、目に見えづらい仕事の流れを見える形にし仕事の流れを関係者間で認知し共有できるようにすることです。その為には、「誰が」「いつ、何をきっかけに」「どんな作業を」「どういう場合に」行っているかを十分にかつ簡潔に書き表していることが求められます。これら4つの要素は業務というものを把握する上で最も必要なものであり、業務フローのどんな活用シーンにおいても外すことはできません。

 

【ポイント②】「誰が」は部門(スイムレーン)で表現する

4つの要素の一つ「誰が」は、部門(スイムレーン)を使って表現します。階層表現も用いながら、会社、部門、チーム、役職など明確にし、職務分掌を視覚的に表現します。

02-部門(スイムレーン)

 

【ポイント③】必要な図形(記号)を絞り込む

4つの要素の内、「いつ、何をきっかけに」「どんな作業を」「どういう場合に」は、図形を用いて表現します。

言い換えれば、業務フローを書く為に必要な図形は、最低でも3種類あれば良いことになります。

業務フローを書く為に何種類の図形があれば良いのか?業務フローの目的を考慮した上で考えてみましょう。

 

【1】3つの基本図形

業務の流れを表現するだけであれば、3つの図形に絞っても業務フローチャートを書くことができます。では、その3つの図形について具体的に解説します。

開始(終了)図形

プロセス角丸・端子・スタート・ゴール図形(記号)

開始(終了)図形

プロセスの開始と終了を表します。「端子」とも呼ばれています。

この業務フローから社内の業務が始まる場合に、フローの始まりに配置する図形です。図形には、業務を始めるきっかけ(トリガー)となるものを記述します。


この図形(記号)の利用例

「申込書到着」「〇〇社からの電話連絡」「毎月第二月曜日」

 

この図形(記号)を利用する上でのポイント

業務がどうやって始まるかを正確に理解する為に、以下のポイントを押さえることが重要です。

  • いつ(タイミング、条件)
  • 何をきっかけに(行為、媒体)
  • 誰が

 

プロセス・処理図形(記号)

プロセス・処理図形(記号)

プロセス・処理図形(記号)

フローチャート作成で最もよく使われる記号で、一般的な処理、フローチャートの一つのステップを表現します。

下記のような、さまざまな作業、手続きを表す図形として配置する図形です。図形には、作業の内容を簡潔に記述します。



この図形(記号)の利用例

「稟議書作成」「起票内容確認」「振込依頼書送付」

 

判断図形(記号)

判断図形(記号)

判断図形(記号)

一般に「Yes/No」あるいは「真/偽」が答えとなる判断を表します。

ひとつの図形から2つの矢印が出て行くことになり、下の頂点と右(または左)の頂点から発するのが一般的です。一方が「Yes」または「真」、もう一方が「No」または「偽」に対応する。そのため常にラベルを添えて意味を示す必要があります。

判断の選択肢が3つ以上の場合,複数個の「判断」で詳細化することができます。



この図形(記号)の利用例

「申込書の不備有無」

 

この図形(記号)を利用する上でのポイント

判断する場面は業務上多く存在しますが、他図形に分岐を記述し、この記号を極力使用しない方が業務フローはすっきりとします。

 

【サンプルを見てみよう】3つの図形だけで書いた業務フローチャート

これら3つの図形があれば業務の流れをきちんと表現することができます。

下記の業務フローサンプルはこの3つの図形を使用して作成したものです。
(※画像をクリックすると拡大表示されます。)

06-3種類の図形で作成した業務フローのサンプル

3種類の図形で作成した
業務フローのサンプル

 

【2】必要に応じて追加すべき図形(記号)

 

接続・オフページ結合子・ページ外結合子図形(記号)

接続・オフページ結合子・ページ外結合子図形(記号)

接続・オフページ結合子・ページ外結合子図形(記号)

長いフローチャートなど、後工程の作業をページを跨いで記載しなければならない場合に使用します。参照しやすいよう、記号内にページ番号をふります。複雑度の高いフローチャートでしばしば用いられます。

この業務の前工程や後工程など別業務へ業務フローが繋がる場合にその接続点に配置する図形です。図形には、繋がる先の業務フローを記述します。業務フローを一意に識別できるID(番号やコード)と業務名を記述します。

工程が長く、複数のフローチャートを行き来する場合や、印刷の際に複数ページにわたる場合はこの図形を使うことをおすすめします。



この図形(記号)の利用例

「別紙の○○参照」

 

サブプロセス・既定義のプロセス・定義済み処理・サブルーチン図形(記号)

サブプロセス図形・既定義のプロセス・定義済み処理・サブルーチン図形(記号)

サブプロセス図形・既定義のプロセス・定義済み処理・サブルーチン図形(記号)

一部の処理を別の業務フロー図に分けて作成する場合に使用。全ての業務を1枚にまとめると長くなるので,この記号で分けて記載します。

使用頻度が高い処理、認知度が高い処理などに用いられます。



この図形(記号)を利用する上でのポイント

※サブルーチン…随時利用される目的の決まった小さなプログラムのことで、様々な場面で利用できる処理手順をひとまとめにしたものです。図形の中に定義済み処理名を書いて使います。

該当の作業(工程)に対して詳細な手順・処理の流れを別の業務フロー(同じドキュメントの別のページなど)で書き表している場合、それを明示するために使用します。

業務フローが長く複雑な場合、この記号を使って分けて記載すると便利です。

 

【3】その他様々な図形(記号)

上記の図形以外にも業務フロー作成の目的に応じて様々な図形を追加する場合があります。

保存・保管図形(記号)

保存・保管図形(記号)

保存・保管図形(記号)

帳票などを保管する場合に使用します。

記号内に保管場所や保管単位などの情報を記入しておくと便利です。


 

手動インプット・手操作入力・手動入力図形(記号)

手動インプット・手操作入力図形(記号)

手動インプット・手操作入力図形(記号)

業務手順に対するキーボードやデバイス経由のデータの手動入力など、手で操作して入力するあらゆる媒体上のデータを表します。



この図形(記号)の利用例

ID・パスワード入力などユーザーがデータの手動入力を促されるログイン処理手順

オンライン鍵盤、スイッチ、ライトペン、バーコードなど

 

システム・磁気ディスク・データベース図形(記号)

システム・磁気ディスク・データベース図形(記号)

システム・磁気ディスク・データベース図形(記号)

処理の情報がデータとして保存されることを表します。

一般にユーザーによる検索やフィルタリングが可能なものを示します。

業務上使用しているシステムへの入力や出力(CSV形式でファイル出力したり、別システムへデータ書き込み)を表す場合に用いられます。使用するシステムが複数ある場合は、わかりやすいようにシステム名称も記載します。

また、ストレージサービスに格納されたデータに対して、一般にユーザーによる検索やフィルタリングが可能なものを示す場合もあります。

 

磁気テープ・順次アクセス図形(記号)

磁気テープ・順次アクセス図形(記号)

磁気テープ・順次アクセス図形(記号)

順次アクセスだけ可能なデータを表します。

磁気テープとはこのようなものです→(参考:http://crimson-systems.com/flowchart/dvc04.htm



この図形(記号)を利用する上でのポイント

※順次アクセス…記憶媒体のデータを先頭から順序どおりに読み込みや書き出しをするアクセス方法です。

日本工業規格(JIS)で決められている【情報処理用流れ図記号】で用いられる図形です。磁気テープなどの記憶媒体にアクセスする際の方法のひとつで、保存されているデータを記録開始位置から順番に読み込む、新たにデータを保存する際には、先頭から順番に書き込むこと。

順次アクセスでは、インデックスを作成することにより、目的のデータまで効率的にたどりつくことができるようになる。ただし、インデックスがない場合は、ビデオテープを早送りするように、目的のデータの部分まで順を追って探す必要がある。

なお、順次アクセスに対して、記憶媒体の特定の部分にデータを保存したり、あるいは目的の部分だけを読み出す方法は「ランダムアクセス」と呼ばれ、CDやDVDなどに用いられる方法である。

 

内部ストレージ・内部記憶図形(記号)

内部ストレージ・内部記憶図形(記号)

内部ストレージ・内部記憶図形(記号)

ソフトウェア設計のマッピング(対応付け)にしばしば用いられ、内部メモリに格納されたデータを示します。


 

インプット・アウトプット・入出力・データ図形(記号)

インプット・アウトプット・入出力・データ図形(記号)

インプット・アウトプット・入出力・データ図形(記号)

入出力が可能なデータ、使用または生成されるリソース(資源)を表す記号です。

外部データの参照や外部データへの書込み、ファイルの入出力などを表現する際に使う記号です。

平行四辺形で表されるのが「入出力」です。

流れ図の最初の方にあれば「入力」であることが多く、最後の方にあれば「出力」であると考えられます。

たとえば流れ図の最後の方に「Bを表示」と書かれた平行四辺形があれば、その前段階までの処理や計算結果を最後に出力するということになります。

主にデータベースとファイルを分けて図示したい場合に使います。

 

ドキュメント・書類・帳票図形(記号)

ドキュメント・書類・帳票図形(記号)

ドキュメント・書類・帳票図形(記号)

請求書・稟議書・会計伝票などといった書類や帳票(=人間が読める媒体上のデータ)を表します。作業に応じて発生するため、作業の図形と重ねて表記することが多いです。

プリンタから印刷、手書きに関係なく、帳票はみな、この図形を使用します。FAXから送信されたものもこれを使用します。


 

準備・手作業図形(記号)

準備・手作業図形(記号)

準備・手作業図形(記号)

その後の動作に影響を与える準備・命令を表します。

照合、記票、帳票を元に行う承認などが該当します。倉庫や工場などの場合は、この記号の登場が多くなります。

フローチャートにおける手作業の正しい図形は台形ですが、効率とバランスが悪い為、この記号を使用します。

作業の準備にあたる手順と実際の作業にあたる手順を区別します。同一処理内に別の手順を導入する際に有用です。

 

遅延・延期図形(記号)

遅延・延期図形(記号)

遅延・延期図形(記号)

動作が完了しない待機期間を示します。業務処理ではいったん延期すると、製品のコストが増加するだけでなく、生産が遅れる可能性もあります。

プロセス内で遅延が生じているセグメント(部分)を示します。図形内に具体的な遅延時間を表示するのも有用です。


 

手動操作・手作業図形(記号)

手動操作・手作業図形(記号)

手動操作・手作業図形(記号)

自動でなく手動で行う必要のある手順を示します。



この図形(記号)の利用例

修正テープによる資料修正

 

【まとめ】良い業務フローを作成する為に

図形(記号)の種類を増やし過ぎない

図形(記号)の種類を増やし過ぎない

出来る限り図形の種類を増やさないことが望ましいです。業務フローの書き手は、様々な図形を用いてより正確に業務を表現しようとしがちですが、図形の種類が増えるほど業務フローの読み手には書き手の意図は伝わりにくくなります。

使用図形の凡例を予め用意して図形の意図を明確にすれば、業務フローの書き手と読み手の認識のズレを解消することができますが、可読性・視認性の観点から使用する図形の種類は少ないほうが分かりやすい業務フローになるのは間違いありません。

 

図形(記号)の形が重要なのではなく、業務を説明する要素が業務フロー上にきちんと表現されることが重要

業務を説明する要素が業務フロー上にきちんと表現されることが重要

図形の形は本質的にはあまり重要ではありません。使用する図形に対してどういう要素を持たせるかが重要です。そして、図形に持たせる要素として絶対に外してはならないのが「いつ、何をきっかけに」「どんな作業を」「どういう場合に」の3つの要素です。これらの要素を書き漏らさないために、開始・終了図形、作業図形、分岐図形の3つは最低限必要な図形となります。

これから業務フローを作成される方は、今回紹介した「部門」と「3つの図形」(そしてこれらが持つ要素)を意識して書かれることをおすすめします。

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本記事の執筆者

業務可視化NOTE 運営事務局 編集担当

業務可視化NOTE 運営事務局 編集担当 市橋