【業務フローの書き方】業務フローを書く為に必要な図形(記号)とは?

01-【業務フローの書き方】業務フローを作成する為の最低限の5つの図形(記号)

業務フローを書くことに慣れていない方は、「どのような形の図形を選択すれば良いのか、どのように使えば良いのか」たくさんの図形を前に迷ってしまうのではないでしょうか。今回は一般的な業務フローを作成する為の最低限の図形(記号)について解説します。今回ご紹介するポイントは簡単に実践できますので、是非参考にして下さい。

 

BPMN記法や図形についてはこちら

【今日から始める】BPMNモデリングの3つのポイント

2015.09.02

 

業務フローを書く為に何種類の図形があれば良いのか?業務フローの目的を考慮した上で考えてみましょう。

 

業務フローの目的

業務フローを作成する目的は、目に見えづらい仕事の流れを見える形にし仕事の流れを関係者間で認知し共有できるようにすることです。その為には、「誰が」「いつ、何をきっかけに」「どんな作業を」「どういう場合に」行っているかを十分にかつ簡潔に書き表していることが求められます。これら4つの要素は業務というものを把握する上で最も必要なものであり、業務フローのどんな活用シーンにおいても外すことはできません。

 

「誰が」は部門(スイムレーン)で表現する

4つの要素の一つ「誰が」は、部門(スイムレーン)を使って表現します。階層表現も用いながら、会社、部門、チーム、役職など明確にし、職務分掌を視覚的に表現します。

02-部門(スイムレーン)

 

必要な図形(記号)の種類

4つの要素の内、「いつ、何をきっかけに」「どんな作業を」「どういう場合に」は、図形を用いて表現します。

言い換えれば、業務フローを書く為に必要な図形は、最低でも3種類あれば良いことになります。

 

業務の流れを表現する為の3つの図形(記号)

では具体的に3つの図形について解説します。

開始(終了)図形

03-開始(終了)図形この業務フローから社内の業務が始まる場合に、フローの始まりに配置する図形です。図形には、業務を始めるきっかけ(トリガ)となるものを記述します。

例:「申込書到着」「○○社からの電話連絡」「毎月第二月曜日」

 

作業図形

04-作業図形下記のような、さまざまな作業、手続きを表す図形として配置する図形です。図形には、作業の内容を簡潔に記述します。

例:「稟議書作成」「起票内容確認」「振込依頼書送付」

 

分岐図形

05-分岐図形条件により作業の流れが2系列以上に分岐するような場合に、分岐点として使用します。図形には、分岐の条件となるものを記述します。

例:「申込書の不備有無」

 

 

これら3つの図形があれば業務の流れをきちんと表現することができます。

下記の業務フローサンプルはこの3つの図形を使用して作成したものです。(※画像をクリックすると拡大表示されます。)

06-3種類の図形で作成した業務フローのサンプル

3種類の図形で作成した
業務フローのサンプル

 

必要に応じて追加すべき図形(記号)

接続とサブプロセス

業務内容を一つのフローで書き始めると非常に長いフローになってしまうことがあります。その場合にはフローを切り分けたり、サブプロセス化(階層化)させることで、フローの見通しが良くなります。これらを表現するためには以下の図形を使います。

 
接続図形

07-接続図形

この業務の前工程や後工程など別業務へ業務フローが繋がる場合にその接続点に配置する図形です。図形には、繋がる先の業務フローを記述します。業務フローを一意に識別できるID(番号やコード)と業務名を記述します。

 
サブプロセス図形

08-サブプロセス図形

該当の作業(工程)に対して詳細な手順・処理の流れを別の業務フローで書き表している場合、それを明示するために使用します。

 

 

 

その他様々な図形(記号)

上記の図形以外にも業務フロー作成の目的に応じて様々な図形を追加する場合があります。

09-その他様々な図形

 

【まとめ】良い業務フローを作成する為に

図形(記号)の種類を増やし過ぎない

出来る限り図形の種類を増やさないことが望ましいです。業務フローの書き手は、様々な図形を用いてより正確に業務を表現しようとしがちですが、図形の種類が増えるほど業務フローの読み手には書き手の意図は伝わりにくくなります。

使用図形の凡例を予め用意して図形の意図を明確にすれば、業務フローの書き手と読み手の認識のズレを解消することができますが、可読性・視認性の観点から使用する図形の種類は少ないほうが分かりやすい業務フローになるのは間違いありません。

 

図形(記号)の形が重要なのではなく、業務を説明する要素が業務フロー上にきちんと表現されることが重要

図形の形は本質的にはあまり重要ではありません。使用する図形に対してどういう要素を持たせるかが重要です。そして、図形に持たせる要素として絶対に外してはならないのが「いつ、何をきっかけに」「どんな作業を」「どういう場合に」の3つの要素です。これらの要素を書き漏らさないために、開始・終了図形、作業図形、分岐図形の3つは最低限必要な図形となります。

これから業務フローを作成される方は、今回紹介した「部門」と「3つの図形」(そしてこれらが持つ要素)を意識して書かれることをおすすめします。

良いフロー悪いフローサンプルダウンロード      

 

本記事の執筆者
株式会社サン・プラニング・

株式会社サン・プラニング・システムズ

業務プロセスの可視化による業務改善やリスクマネジメントを推進。専門ツールiGrafx(アイグラフィックス)を活用した支援実績多数。国内導入実績2000社。