業務の可視化プロジェクトを間違いなく業務担当者は嫌がります。別に悪いことをやっていなくても、誰でも重箱の隅をつつかれるようなことは嫌に決まっています。今回はこのような反対勢力に対してどのように対処するかを考えていきます。
業務改善と聞くとネガティブな印象を持ちませんか？
業務改善プロジェクトが始まると、「まだまだ余力があるんじゃないか、もっと仕事を増やせそうだ」とか「何て非効率なやり方なんだ、仕事ができないんじゃないか？」とか、究極は、「あなたがいなくても会社は回りそうだね」などと・・・こんな印象を持ってしまいます。『業務を可視化して、余剰人員を削減して、コストを削減する』ための業務の可視化プロジェクトも確かにあります。
コストを削減することを目的にしている企業はたくさんあります。そのために業務改善をするということです。
でも、逆に問いたいのは、「コストを削減してどうするんですか？」
よくコスト削減という言葉だけを聞くのですが、何のためのコスト削減なのか、あまり聞くことがありません。
そしてコスト削減の理由が、
・赤字を解消する
・利益体質にして内部留保を増やす
といった理由であればそれこそネガティブです。
コスト削減だけのプロジェクトは単なる会社の延命策プロジェクトです。売上が上っていくか維持をしないと会社はいつか死ぬのです。ですから、省力化と増力化は常に対に考えるべきです。
ポジティブな業務改善とは？
業務改善をポジティブに考えると以下のようになります。
・売上を増加するための投資ができる
・製品品質をさらに高めることができる
・今までできなかった顧客満足やマーケティングに時間を使える
嫌な雰囲気のプロジェクトは社員にも伝わるので、プロジェクトでは「より良い職場環境を作る」という雰囲気が大切です。実は、業務を見せたくない人ってそんなに多くはないのです。むしろ、
「忙しい現状を見て欲しい」
「こんなに工夫して仕事をしてる」
「こんなことをお客や他部署から言われているんだ」
といった状況を理解して欲しいのです。ですから、実は可視化プロジェクトをすると、担当者の皆様は、「聞いてもらえた！」「スッキリした！」という感じになっています。
まとめ
業務の可視化及び改善の目的をはっきりと伝え、可視化されたら、改善されたらどうなのるのかを理解してもらうのが、スムーズな業務可視化プロジェクトの第一歩になると思います。
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