01-システム導入で失敗しない為に

すべての業務をもれなく洗い出す

02-すべての業務をもれなく洗い出す

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モレなくすべての業務を洗い出すことが重要です。組織体系から分解して業務を体系化する「業務体系表」と、現場担当者にアンケート・ヒアリングを実施し、実際に行っている業務を洗い出した「業務棚卸表」擦り合わせることで、トップダウン分解とボトムアップ合成という二つのアプローチによる効果的な業務の洗い出しができます。大分類・中分類・小分類の3つに分類して体系化すると分かりやすく、モレなく効率的に業務の洗い出しができます。この最小単位である小分類をフローチャートとして可視化します。

 

可視化したフローチャートを基に業務改善・標準化を行う

業務を可視化すると、現状の業務が抱えている問題も明らかになってきます。次に「業務のあるべき姿」を考えながら、それらの問題を整理し、分析し、解決すべき課題に落とし込みます。そして、その課題の解決策を検討します。業務のやり方を見直すのか、統合するのか等、業務プロセスの改善・標準化を行います。その上で新たに設計された業務を基にシステム化の要件定義を進めることが大事です。

 

現状業務とその課題及び業務のあるべき姿を正確に開発ベンダーと共有化する

現状の業務がどうなっていて、どんな課題を抱えていて、業務のあるべき姿をどう考えているのかを開発ベンダーに正確に伝えられなければ、望んだものと異なるシステムが出来上がるのは当然のことです。開発ベンダーに正確に意図を伝える為には、フローチャートだけでなく、各業務の詳細手順や担当者、使用帳票・システム等の関連情報をまとめた「業務記述一覧」や現状業務が抱える課題をまとめた「問題・課題管理表」も作成する必要があります。これらの文書により、開発ベンダーに対して伝えるべき情報の網羅性が高まります。

上記の3点を押さえることで、

  • システム化の範囲が明確になり、プロジェクトの手戻りが発生しにくくなる
  • 開発ベンダーの業務・課題への理解が早まる
  • 業務改善・標準化により、システムが複雑化しにくくなる
  • 作成したフローチャートを業務マニュアルに転用でき、業務の引き継ぎがスムーズになる

等の効果が出ます。

 

→ 3.ツール選びの重要性

 

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本記事の執筆者
株式会社サン・プラニング・

株式会社サン・プラニング・システムズ

業務プロセスの可視化による業務改善やリスクマネジメントを推進。専門ツールiGrafx(アイグラフィックス)を活用した支援実績多数。国内導入実績2000社。