01-ツール選びの重要性

なぜ、ツール選びが重要なのか

実際にこれらの文書を一般的なオフィスツールで作成・管理しようとすると非常に工数が掛かります。プロジェクトに際し、使用するツールを深く考えずに現状把握に取り掛かってしまうと、その作業効率の悪さから、現場に大きな負担を掛けることになったり、フローチャート等の成果物の質を低下させることになりかねません。具体的には次の課題が懸念されます。

一般的なオフィスツールを使用する場合の具体的な課題

フローチャートの作成・修正に時間が掛かる

現場の方にフローチャートを描いてもらう場合、多くの方はフローチャートの作成に慣れていません。また、一般的なオフィスツールは汎用ツールであり、フローチャートの作成・修正の効率が悪く、作業者の負担は非常に大きいものになります。

フローチャート上に情報を整理しにくい

社内関係者やベンダーとの検討事項をメモ書き等の形でフローチャート上に追記していく場合、フローチャートが文字だらけになってしまったり、どの情報がどの業務に紐付いているのかわからなくなる等、フローチャートの視覚的な分かりやすさが損なわれてしまいます。これでは関係者間での認識共有や議論の為の資料には適しません。

「業務記述一覧」、「問題・課題管理表」の作成・修正が大変

「業務記述一覧」、「問題・課題管理表」はフローチャートの内容と整合性が取れている必要があります。一般的なオフィスツールで作成する場合、それぞれを別々に作成する必要があり、手間がかかります。また、文書に変更が生じた場合、関連する文書の該当部分も整合性が取れるように内容を修正する必要があり、手間もかかりますし、ミスも発生しやすくなります。これらの文書は社内の関係者及び開発ベンダーとの認識共有のベースとなるものなので、整合性が取れていなければ認識のズレが発生する原因になりかねません。

成果物が資産として二次活用されにくい

一般的なオフィスツールでフローチャートを作成した場合、プロジェクト終了後に現場での活用をお願いしても、手間が掛かる修正作業が敬遠され、継続的に活用されることは殆どありません。また、業務の流れは分かるものの、通常業務の中で扱う各種手順書や規定文書、帳票雛形などとの関連付けができず、そこから関連情報を辿りづらいことも、現場で活用されない原因です。

これらは一般的なオフィスツールを利用してフローチャート等を作成する場合に懸念される課題です。これらの課題のために、現状把握が長期化してしまっては、システム導入コストの増大や、関係者のモチベーションの低下に繋がります。現状把握の成否はその後の課題改善や要件定義に大きく影響し、システム導入の効果そのものまで左右しかねません。

iGrafxならスムーズな現状把握を実現できます!

誰でもフローチャートが素早く簡単に作成できる

iGrafxは直感的に操作ができるので、誰でもかんたんに、手早くフローチャートを描くことができ、現場を巻き込んだ業務プロセス可視化の推進に最適です。

視覚的にわかりやすく、業務に関連した様々な情報を含んだフローチャートを作成できる
02-業務に関連した様々な情報を含んだフローチャートを作成

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iGrafxならフローチャートの視覚的な分かりやすさを損なうこと無く業務に関連する情報(業務の詳細手順や担当者、使用帳票・システム等)や問題・課題の情報を追加していくことができます。また、リンク機能によりマニュアルや規定文書等を紐付けて呼び出せるようにしたり、フローチャートを階層化することもできます。これらの機能により、視覚的にわかりやすく、必要に応じて詳細な情報をたどることができるフローチャートを作成することができます。フローチャートにすべての情報が集約されているので管理も楽になります。

「業務記述一覧」、「問題・課題管理表」は自動生成され、手間が掛かりません
03-業務記述一覧、問題・課題管理表は自動生成

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iGrafxは、フローチャートに埋め込んだ情報を「業務記述一覧」、「問題・課題管理表」として自動出力することができます。これにより、担当者の作業工数が大幅に削減されます。また、これらの管理表とフローチャートは整合性が確実に担保されるので、修正や変更時の作業ミスを防ぐことができます。

プロジェクト終了後も継続的にマニュアルとして活用できる

04-プロジェクト終了後も継続的にマニュアルとして活用

iGrafxならフローチャートの修正にあまり手間が掛からないので、現場の負担も少なくて済みます。また、前述のリンク機能により、フローチャートにマニュアル、規定文書、帳表雛形等を紐付けて呼び出せるようにすることで、業務の流れがわかりやすく且つ豊富な情報を含んだ業務マニュアルとして利用できます。また、iGrafxならフローチャートをpdfで出力したりweb公開することもでき、プロジェクト資産を社内展開しやすいという特徴があります。

 

iGrafxはこれらの特徴により、一般的なオフィスツール使用する場合と比較して、システム導入の為のスムーズな現状把握を実現します。

 

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本記事の執筆者
株式会社サン・プラニング・

株式会社サン・プラニング・システムズ

業務プロセスの可視化による業務改善やリスクマネジメントを推進。専門ツールiGrafx(アイグラフィックス)を活用した支援実績多数。国内導入実績2000社。