00-システム導入時に必要なフローチャートの書き方とは

 

業務プロセスとは何か

前回のエントリで、基幹システム導入のための業務プロセスフローの記述粒度は「モノ(ヒト)・カネ・サービス」の受け渡しプロセス単位であると説明しました。
ではこのモノ(ヒト)・カネ・サービスの受け渡しを、どのようにフローチャートに表したらよいでしょうか。

01-業務プロセスとデータを一度に可視化

一般的に、企業活動においてモノ(ヒト)・カネ・サービスが動くとき、付随して何らかのドキュメントが作成されるはずです。
例えば顧客から発注があれば受注伝票が作成され、顧客へ商品を出荷すれば出荷伝票が作成されます。また、商品の代金が入金されれば入金伝票が作成されます。
つまり、これらドキュメント(以下入出力帳票と言い換えます)に着目し、入出力帳票が作成されるプロセスと、入出力帳票が回付される流れをフローチャートに書き表せば、モノ(ヒト)・カネ・サービスの受け渡しを業務プロセスとしてフローチャートに表すことができます。

基幹システムとは、モノ(ヒト)・カネ・サービスを管理することを目的としているシステムです。
業務プロセスとは、モノ(ヒト)・カネ・サービスを処理する手続きです。
そしてこのモノ(ヒト)・カネ・サービスは通常、入出力帳票によって管理されています。
この入出力帳票の流れに着目して業務プロセスフローを作図することで、フローチャート上に業務プロセスと基幹システムのデータフローを同時に可視化することができます。
このようにして作成した業務プロセスフローは基幹システム導入時の分析時に非常に有効なものとなります。

 

可視化階層に留意する

02-細かい業務視点でもプロセスは表現できる

業務プロセスフローの記述粒度について、もう一つ留意すべき要素があります。それは可視化の「階層(レベル)」です。
この「階層」は業務プロセスを見渡す視点と考えてください。
業務プロセスフローを作成するにあたって、そのフローチャートで表す内容は概要レベルの記述なのか詳細レベルの記述なのか、事前に階層を決定する必要があります。
この階層について極端な例を用いて説明すると、一番大きな視点では企業活動は顧客要望に対してサービスを提供するプロセスであるから、「xx会社」という図形でも表現できますし、逆に一番細かい視点では末端の作業手順も何らかの業務データを受け渡しているので手順だけでも業務プロセスフローを作成できます。
ただし、この視点が合っていないと目的に適した業務プロセスフローを作成することはできません。

基幹システム導入という目的を達成するためには、適切な可視化階層を選択して業務プロセスフローを作成する必要があります。

弊社では、可視化階層を以下のように定義しています。

① 外部との関係性
② 自社内の役割の関係性
③ 業務概要
④ 業務詳細
⑤ 業務手順

03-上位階層からブレイクダウンして下位階層の可視化を実施

基幹システム導入を目的とした業務プロセスフローを作成する場合、業務内のドキュメントの流れだけではなく、業務間、部門間の入出力帳票のやり取り(インタフェース)も可視化する必要があるため、上記すべての階層での業務プロセスフローが必要です。

実際に業務プロセスフローを作図する際は上位階層から細分化するように、階層ごとの業務プロセスフローを作図していく方法を推奨しています。
この方法で業務プロセスを可視化すると、企業と顧客間、及び企業内の部門間の関係性を把握しながら業務プロセスの可視化が実現でき、企業の全体業務プロセスモデルを作成することができます。

次回は業務プロセスフロー作成に最適な記述法についてお話しします。

[NEXT]→第4回 BPMNを使いこなす

 

bn-業務の見える化セミナー      

 

本記事の執筆者
株式会社サン・プラニング・

株式会社サン・プラニング・システムズ

業務プロセスの可視化による業務改善やリスクマネジメントを推進。専門ツールiGrafx(アイグラフィックス)を活用した支援実績多数。国内導入実績2000社。