第5回現状が分析できないと始まらない！

現状を可視化することから始めよう

前回、前々回のエントリでは、業務プロセスフローの作成手法や最適な表記法についてお話ししました。
今回は実際に業務プロセスフローを作成し、改善方法を検討する上で有用なツールについてお話ししようと思います。

基幹システムを導入するにあたり、業務の「あるべき姿（ToBe）フロー」の作成を行い、作成したフローと導入予定のシステムの機能を比較して機能の適合性の判断を行うことが一般的です。（これをFit&Gap分析と呼びます）
実際にはいきなり「あるべき姿フロー」を作成することは困難であるため、「現状業務（As-Is）フロー」を作成することから始めることも多いようです。これから業務プロセスフローの作成を始められる方は、まずは「現状業務フロー」を作成するところから始められると良いでしょう。
不思議と「現状業務フロー」を作成することで改善点も可視化されますので、自然と改善案が浮かんできて業務の「あるべき姿フロー」が作成できるようになります。

「現状業務フロー」を作成するにあたり、特に基幹システム導入時のように全社プロセスを可視化する場合は、第3回で説明したように大きい粒度から細かい粒度へブレークダウンしてフローを作成することを推奨しています。こうすることでプロセス同士の関係性（入出力帳票の関係性）を維持したまま「現状業務フロー」を作成することができます。

この「ブレークダウンしてフローを作成する」手順は、1枚の業務プロセスフローでは表現が難しく、自然と業務プロセスフローの枚数が増える傾向にあります。また、業務プロセスフロー同士を行ったり来たりする必要があるのでリンク設定が必要となり、Excel等で実現しようとすると煩雑な設定に追われることとなってしまいます。
（余談ですが、フローに変更があった場合の操作性の悪さも、特にExcelでフローチャートを書かれたことがある方には共感していただけるかと思います）

弊社のBPR+は、フローチャートを使用した業務プロセスフロー作成に特化したツールであるため、業務プロセスフロー作成の作業負担を大幅に削減することができます。次項ではその能力をお話しします。

BPR+でFit&Gap分析も簡単に

BPR+はフローチャートを記述することに特化したツールです。
図形の描画や、フローチャート間のリンク機能、図形配置や接続線の自動設定等、フローチャート作成の生産性を大幅に上昇させることができます。
先ほど話したブレークダウンも、ボタン一つで「下位階層のフロー」を自動作成することができ、図表間のリンク設定も自動でなされるため煩雑な設定が不要です。
またBPR+の特徴は作図の生産性だけにとどまりません。注目すべき強力な機能があります。

BPR+では、フローチャートの図形一つ一つに詳細情報やデータ入出力等の情報を書き込むことができます。この強力な機能によりただのフローチャートでは表現できない、複層的な情報管理が可能になります。
これら図形に入力された情報は、さまざまな形式のExcel帳票として出力することができます。例えば、フローチャートから業務記述書を出力するといったことができます。
また一方で、Excel帳票の内容をフローチャートへ取り込むことも可能であるため、双方向でメンテナンスが可能という利点を誇っています。（複数帳票を作成することでありがちな、更新し忘れによる差異の発生を防ぐことができます。）

このExcel出力機能は、基幹システム導入時のFit&Gap分析でも威力を発揮します。
業務のあるべき姿フローに対して基幹システムの機能の適合性を検討する場合、BPR+を使用すると、

① まず業務プロセスフローを作成して全体の流れや作業担当、使用帳票、現使用システムを把握し、この内容を業務記述書というExcel帳票に出力することで、一覧化する。
② この一覧に対して導入を検討しているシステムの機能を照らし合わせて検討する。
③ 一覧上でシステム機能を割り当てたり、プロセスを置換した結果を業務プロセスフローに取り込んで検証する。

といった、一般的には複数の図表を見比べながら行わなければならない分析作業が一連の流れで実行可能となります。

BPR+は他にも課題一覧の作成機能等、検討作業において強力な機能を持っています。業務プロセスフロー作成や分析作業を行うにあたっては、ぜひ使用を検討していただきたいと思います。