【設計開発カイゼン特集】第1回「ベテランの技術や知識が継承できない原因と解決のヒント」

設計開発領域(DCM)の大きな悩み、それはベテランのノウハウ継承

設計開発領域の大きな悩み、それはベテランのノウハウ継承

 

設計開発はとても重要な領域

設計開発領域は製品のデキ、つまり製品の品質を大きく左右する重要な領域です。この領域のノウハウひとつひとつが、ユーザービリティ、不良率、顧客満足度など広範囲に影響します。さらに、製品の品質だけでなくそれらのコストについても同様で、部材の選定や工程の設計などにおいてもコストに大きく影響します。

つまり、企業の「売上」にも「利益」にも関係するビジネスインパクトの大きい重要な領域であるということです。

 

重要なノウハウはベテランの頭の中に

企業の売上・利益に関係するほどの重要な領域であるのにも関わらず、それらの資源であり資産となっているノウハウはベテラン社員の頭の中に蓄積されたままとなっています。

いわゆる「匠」と呼ばれているようなベテラン社員に属人化しているこの状況は、人材としては貴重な存在ではありますが、事業として見た場合はリスクとしても捉えなければなりません。

 

社員の空洞化で絶たれたノウハウ継承が原因のひとつに

本来、これらのベテランの頭の中にあるノウハウは、次なる世代へと受け継がれていくものですが、就職氷河期時代や不景気が続くなど、継続的な社員採用が絶たれてしまった経緯があります。

この採用の空白期間の長期化によって、社員の年齢構造はいびつに変化。年配の大ベテラン社員と、まだまだ独り立ちできない若手社員のみで構成された組織となり、本来主戦力となり若手へのノウハウ継承も担うことができる30代、40代が不在という社員構造の空洞化が生じました。

 

若手の積極採用では間に合わない

その後、最近になって日本の景気も回復しはじめ、多くの企業は急いで若手社員の採用を再開しはじめました。

しかし、これまで継続的な採用ができなかったツケとして、本来は新たな世代が担える業務や作業まで、すべてベテラン社員がこなさなければならない状態となり、さらに若手の教育まで求められるという正に首が回らない状態になっています。

そのベテラン社員も高齢化しており、さらに主力部隊として現役稼動している環境も重なり、一層ノウハウの継承、若手の教育に時間が取れないという悪循環が生まれます。

 

蓄積されたノウハウが使えない現実とは

このような状況下でも、ベテラン社員はその都度時間を作っては部分的にノウハウの蓄積を試みてきたのですが、これらのアウトプット=可視化されたノウハウは計画的に作られたものではなく、ツールやフォーマットがバラバラであることが多いのです。また、トップダウン型で網羅的に作られたわけでもないため、情報に漏れや重複が多々生じています。

これらの情報の整理や補完には、ベテラン社員がじっくりと時間を取って取り組まなければなりませんが、ビジネスの主戦力として現場で奮闘している状態ですのでいつまでも手がつけられません。結局、若手社員には口頭でその場の作業指示などの「答え」だけを伝えることでその場を凌いているのが現状です。

中には、時間を作って何とかノウハウを蓄積を行ってきた企業もおられますが、それでも解決に至らないケースが散見されます。

「手は尽くしてきたが、うまくいかない・・・」

そんな企業の共通点として、網羅的かつ統一書式でノウハウを蓄積してきたが、文章で書かれているという点が挙げられます。文章型ですとどうしても読み手の理解度を阻害されます。使い勝手が悪いので積極的に読まれなくなります。

さらに追い打ちをかけるように、これらのメンテナンス性が状況を悪化させます。文章全体を読み込んで十分に理解していないと修正が出来なくなるのです。メンテナンスされなくなると業務実態と乖離し始めます。このようにして使われないノウハウが、使えないノウハウに変わっていきます。

このように、蓄積されたノウハウがあっても使えない状態に陥り、いつまでもベテラン社員への属人化が解消できない状態が続くということになっています。

 

ベテラン社員も高齢化の限界に

ベテラン社員に頼ったままという状況は変わらず、これまで社内の雇用制度の見直しや、再雇用などで何とか凌いでこれましたが、さすがにベテラン社員も本格的な高齢化によって限界が到来。いよいよ本格的にノウハウの継承に取り組まなければならなくなりました。

と言っても、高齢化したベテラン社員も現役の主戦力から外して、これからは教育に専念するぞ!という大胆な方針転換もできませんので、この現状を踏まえつつ解決策を考えなければなりません。その解決策とはベテランの負荷を最大限考慮したノウハウ蓄積の仕組みづくりとなります。

今回はこの効率的にノウハウを蓄積して継承できる仕組みづくりのヒントを3つほどご紹介したいと思います。

 

ノウハウ継承問題の解消へ!効率的なノウハウ蓄積の3つのポイント

ベテラン社員の負荷を最大限考慮しつつノウハウ継承問題を解消させるには、現場の業務をストップさせることなく、いかに効率的に、無駄なく、最短ルートでノウハウを蓄積する仕組みを作れるかにかかっています。

その仕組みづくりには3つのポイントがあります。

 

  1. 確立されたルールやフォーマットを活用する
  2. 効率的に蓄積できる仕組みを活用する
  3. 若手が理解しやすい形でアウトプットを形成する

 
この3つのポイントについて、それぞれ詳しく説明をしていきたいと思います。

 

1.確立されたルールやフォーマットを活用する

1.確立されたルールやフォーマットを活用する

1.確立されたルールやフォーマットを活用する

まず重要なのが、統一されたルールやフォーマットづくりです。ノウハウを蓄積していくための準備段階になりますが、意外にもこの準備段階で大変多くの時間を要してしまうケースが散見されます。

これは、ルールやフォーマット作りを1から行う際に、何度も試行錯誤が繰り替えされるため、その都度ルールやフォーマットを見直したり、入力済みのデータの再加工が必要になるなどのロスが多発するためです。

そもそもこの設計開発領域では、確立された概念や手法が少ないという特徴があります。このノウハウ蓄積のルールやフォーマットについても同様で、多くの企業が試行錯誤を通じて各々のスタイルで確立していますが、それらの一般公開や他社へのシェアについてはメリットもありませんので公になることがありません。

しかし、この「確立されたルールやフォーマット」を事前に入手して自社用うまく活用することで、このプロジェクトの準備段階をショートカット=大幅に時間を削減することができ、ベテラン社員の負荷を最小限に抑えることができます。

 

2.効率的に蓄積できる仕組みを活用する

2.効率的に蓄積できる仕組みを活用する

2.効率的に蓄積できる仕組みを活用する

ルールやフォーマットが固まったらいよいよノウハウの蓄積に入ります。このノウハウの蓄積方法ですが、文章ベースの情報だけではなかなか読み手に伝わりません。特に、文章では伝えづらい「関係性の表現」の部分は、文章だけでなく図やフローチャートで示す必要があります。

とはいえ、文章よりも図やフローチャートを作る方が時間がかかってしまうので、若手でもかんたんに作成できるしくみが必要です。さらに、作成した図やフローチャートは永遠に変わらないものではないため、メンテナンス面も考慮した編集しやすい仕組みが求められます。

これらの図やフローチャートの作成、メンテナンスについては、効率的に作成できるツールが揃っていますので、これらを採用することでベテラン社員はヒアリングに答えるだけの最低限の負荷に留めつつ、若手主体でノウハウを蓄積できる優しい仕組みの採用を検討しましょう。気になる方は資料請求などで情報を仕入れてみてください。(本ページ下部にダウンロードコーナーがあります)

 

3.若手が理解しやすい形でアウトプットを形成する

3.若手が理解しやすい形でアウトプットを形成する

3.若手が理解しやすい形でアウトプットを形成する

最後の蓄積された情報の一元管理と利便性についてのポイント解説です。これまで蓄積してきた情報(文章、図、フローチャートなど)が分散して保存されてしまっていると、また情報集を集めてくる作業が発生してしまうので振り出しに戻ってしまいます。

情報はひとつの保存場所に集約させて一元管理をしつつ、リンク機能を上手く活用して関連する情報を紐づけてあげることで、若手社員の利便性も理解度も大きく向上させることができます。

また、情報リンクを活用することで、自分の担当する工程だけでなく、前後の工程との関係性や、さらには全体像を把握できるので、理解の幅と深さの両面でメリットが出てきます。

業務プロセス全体を根本的に理解することよって、新しい発想の創出、そして新たな付加価値商品の設計に繋がります。それらの発想や気付きなども蓄積できる仕組みになっていれば理想的です。

 

ベテランのノウハウ継承のポイント(まとめ)

今回は設計開発領域におけるノウハウ継承の課題をテーマに、ポイントを解説して参りましたがいかがでしたでしょうか。

解決のキーワードとしては「ルールやフォーマットの活用」「ベテラン社員の負荷軽減」「若手社員の利便性と理解度」とこれらを実現する仕組みづくりが挙げられます。

株式会社ワイ・ディ・シー様がこれらの課題を解決する「ID Suite/アイディースイート(Intelligence Design Suite)」というソリューションをご提供されているので、ご興味があれば下記の無料の資料をダウンロードしてお読みになってください。

 

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