【業務フローを考える】フローチャートの良さって何だろう?

01-【業務フローを考える】フローチャートの良さって何だろう?

業務プロセスの可視化ではフローチャートを使うことが一般的ですが、なぜフローチャートが業務の可視化に適切なのか改めて考えてみたいと思います。フローチャートのメリットを再確認し、より良い業務フローを作成してください。

 

「可視化」のメリットを考える

フローチャートのメリットを考える前に、まずは身近な可視化のメリットを考えてみます。日々、仕事をしている上で皆さん自身が可視化しているもの、何がありますでしょうか?例えば以下のようなものが挙げられます。

TODOリスト

02-ToDoリスト

仕事の段取りが良くなり、漏れが無くなる

ガントチャート

03-ガントチャート

複数の人で共有し、関係者の役割・目標を明確にする

マインドマップ

04-マインドマップ

俯瞰的に捉えることで広い視野をもって考えることができる

日々の仕事において様々な場面で可視化を行っており、これ以外にもあらゆる情報を可視化して仕事を遂行しています。

 

可視化の特長

TODOリストが無かったとしても仕事はできます。ガントチャートが無くても、プロジェクトを進めることはできます。しかしながらこのような可視化を行っている人は確実にいます。

では、なぜやっているのでしょうか?

それは可視化をすることで 「仕事の生産性が高まる」 からです。

可視化をした方が確実に仕事の成果に違いができます。このことをわかっている人は自ら、あらゆる仕事の場面で、それこそ当たり前に可視化を活用されています。

 

フローチャートのメリットを考える

01-【業務フローを考える】フローチャートの良さって何だろう?

では、改めてフローチャートのメリットを考えていきましょう。実はフローチャートは、前述した身近な可視化の特長である「段取り」「共有」「俯瞰」の3つを兼ね備えています。

1.処理手順の明確化

05-処理手順の明確化

業務フローチャートであれば、仕事の手順を明確に表すことができ、結果として仕事の段取りを良くします。事務処理の整理、標準化をする際に良くフローチャートが活用されているのはこれが理由になります。

2.相互理解の促進

06-相互理解の促進

業務フローチャートの特徴に、スイムレーン(部門)表現があります。このフローでは左側の顧客、営業など。これにより、誰が何をすべきか曖昧さを排除した仕事の流れを表現できるようになります。複数関係者で仕事を遂行する上では、それぞれの責任範囲を明確にして共有することで、お互いに協力して仕事を進めることができます。

3.業務改善の推進

07-業務フローチャートなら問題の発生箇所も一目瞭然

業務フローチャートにより、仕事全体の流れがわかるようになります。業務を俯瞰することで、業務上問題が発生した際(例:顧客への資料誤発送等)、問題の発生個所のみならずその原因を追究し、根本原因に対する検討、対処ができるようになります。

 

【まとめ】フローチャートの良さとは

業務プロセスの生産性が高まる

業務プロセスを可視化表現した、業務フローチャートを用いることで、「可視化」のメリット(「段取り」「共有」「俯瞰」)を享受することができます。

このメリットを組織で享受できれば、自ずと業務プロセスの生産性が高まります。

今やっている業務をまずは可視化してみる、そして可視化した業務フローチャートを関係者で共有し業務理解、認識を合わせ、そして業務の標準化や改善活動に利用していく、このように業務フローチャートを日々の業務に根付かせてうまく活用していくことで、TODOリスト、ガントチャート、マインドマップのように、業務の生産性向上に役立てることができます。

まだ可視化に取り組んだことが無かったり、過去に取り組んだが中途半端に終わってしまっている方は、是非このメリットを再認識のうえ業務プロセスの可視化に取り組んでみてください。

 

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本記事の執筆者
株式会社サン・プラニング・

株式会社サン・プラニング・システムズ

業務プロセスの可視化による業務改善やリスクマネジメントを推進。専門ツールiGrafx(アイグラフィックス)を活用した支援実績多数。国内導入実績2000社。