【属人的な業務を減らそう】業務や作業の見える化はフローチャート形式で

この記事の難易度 ★☆☆

 

【”あの人”しかできない】そんな属人的な業務を見かけませんか?

 

属人的な業務の存在は、円滑に進んでいた業務を止めてしまう原因にもなります。
また、大きなアクシデントが発生した時には企業としての大きなリスクとなります。

そんな属人的な業務でも、しっかりと見える化すれば解消することができます。
今回はこの属人的な業務の解消方法をご紹介していきます。

 
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属人的な業務は身近なところに

【ケーススタディ】身近にあるある ”あの人” しかできない属人的な業務

「やっとDMチラシの送付先リストができた!」

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新しいキャンペーンをお知らせするDMチラシを発送するために、名刺、申込データ、アンケート、あらゆる情報を集めてリストを作った山田くん。

残るは最後の工程「DM発送業者への依頼」のみとなりました。

しかし、ここで属人的な業務が登場します。

DM発送は一般郵便物とは異なるので、マーケティング部の【市川さん】しか担当したことがありません。

 

【市川さん】突然の退職! 発送直前で業務がストップに!

「市川さ~ん、以前お願いしていたDM発送業者の件、お願いします~」

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あとは発送するのみ、というところまで準備が整った山田くん。

発送業者の手続きを済ませ、一刻も早くお客様にご案内したいところです。

早速市川さんの席へ駆け寄りますが、姿が見えません。

すると隣の女性スタッフが教えてくれました。

「事情は分からないのですが、市川さん…急に退職されまして…」

山田くんは絶句しました。

 

これまで努力してきたことが全て水の泡に

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競合他社も同じ様なキャンペーンを出し始めていたタイミングであり、1日も早くDMチラシを発送したかった山田くん。

ここ連日、残業続きで準備に追われる毎日でした。
チラシのデザインも特急料金を支払いながら、デザイナーをかなり急がせてしまいました。

その準備がようやく整ったところでの、突然のアクシデント。

完全に属人的になっていたDM発送業務は、マーケティング部の他のメンバーも進め方を知りません。

業者の手配から始めなければならず、DM発送は当分延期となりそうです。

(この企画、かなり頑張ってたのになぁ…)

いつも元気が取り柄でムードメーカーの山田くんもさすがにガッカリ。
あと一歩のところで、これまでの努力が水の泡となってしまいました。

 

”あの人”が居ないから仕事をストップしてしまった。

こんな経験、皆様もありませんか?

 

属人的な業務は企業としての大きなリスクにも

属人的な業務は常にストップする危険がつきまとう

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業務プロセスは人から人へ、リレーでバトンを渡していくように進行していきます。
もし業務プロセスの一部に属人的な業務が存在するのであれば、今回の山田くんのような状況がいつ発生してもおかしくありません。

残業、早朝出勤、休日出勤など、自分がどれだけ頑張って仕事を早く進めたとしても、この例のように属人的な工程で業務が強制的にストップとなる可能性が常につきまといます。

 

リカバリー不可能な業務となれば企業リスクにも

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突然の異動や退職、体調不良、事故、プライベートなアクシデント…など、完全に業務が止まってしまうケースは多々有ります。

それは現場の業務に支障がでるどころか、業務内容によっては企業として大きなリスクとなります。

 

属人的な業務の解消に適しているフローチャート

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業務フロー型マニュアルを採用する企業が増加

属人的な業務をリスクとして捉えている企業は、属人的な業務の見える化に取り組んでいます。

属人的となっている業務を洗い出し、その業務の作業工程をフローチャートとして誰でも分かる形で表現し、そのフローチャートを業務フロー型マニュアルとして共有しています。

 

フローチャート形式が適している2つの理由

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1つは、業務の工程は手順となっている場合が多いのでフローチャートで表現しやすく、誰でも視覚的に分かりやすいという点です。

もう1つは、業務には様々な判断分岐が存在するわけですが、この分岐についても整理して分かりやすく表現できるという点です。

特に難易度の高い業務ほど、この判断分岐が複雑に絡み合っているため、どうしても属人的な業務になってしまいがちです。

この難解な判断分岐もフローチャートで整理しながらひも解いてあげることで、誰もが理解できる形で表現できるようになります。

 

業務を掘り下げて階層的に表現することで分かりやすくなる

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業務フローチャートを作成する時には、作業を1つずつ図形として配置し、線で結んで表現します。

この中で属人的になっている作業があれば、その図形に新たなフローチャートをぶら下げるような形で表現すると分かりやすくなります。

属人的な作業の図形を選択すると、より詳細な手順をフローチャートで確認できる。

さらにその手順の中に属人的な情報が含まれていれば、さらにフローチャートで…と階層的に表現します。

すると、必要な時にだけ細かい作業や操作を確認することができる、使い勝手の良いマニュアルに仕上がります。

この精密なマニュアルがあれば、新任の方でもすぐに業務を理解することができます。

 

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本記事の執筆者
株式会社サン・プラニング・

株式会社サン・プラニング・システムズ

業務プロセスの可視化による業務改善やリスクマネジメントを推進。専門ツールiGrafx(アイグラフィックス)を活用した支援実績多数。国内導入実績2000社。