【はじめてのDX推進～社内プロセス改善者の奮闘記～】

第8回：業務改善に終わりはない！ 現場に新プロセスを受け入れてもらうには？

おーおめでとう！良かったね。

ちょっと待って！！！
まずは、ここまでよく頑張ったね！ただ、設計したものをポイっと現場に渡すだけではダメなんだ。現場で実際に業務を行ってもらって、見込んだ改善効果が得られて初めて業務改善は成功だと言えるんだ。

実際に改善効果を出すのは、机上で改善施策を考えるのと同じくらい、いやそれよりも難しいことなんだ。

まずは、「共有方法」を考えてみよう。

今回たくさんの業務フローを作成したと思うけど、それをどさっと渡されたら塚田君はどう思うかな？

そう！普段の業務でもいえることだけど、資料を探すのってそれなりに時間かかるしめんどくさいよね。

そんな探す手間を軽減するために、体系的に整理して共有してあげることが大切なんだ。

たとえば、最初に業務棚卸をしたけど、業務一覧表から各業務のフローを閲覧できるようにすると探しやすいよね。

とても重要なポイントだね。すでに慣れているやり方を新しいやり方に変えるのには誰しも少なからず抵抗感があるものだからね。

だからこそ、トップからの声掛けが重要になるんだ！

社長や部長など上層部から「みんなで業務改善に取り組もう！」というメッセージを出してもらうことで、ある程度の強制力を持って業務を変えなければならない環境を作ることも必要だね。

あと、新プロセスが定着するまでの数カ月くらいは、部門横断的あるいは各部門にプロセス管理者を配置して、設計したプロセス通りに業務が行えているかを見回ることが出来るとベストかな。

ここまでで新プロセスを共有して実施してもらう体制は整えられそうかな？

うんうん。「やらされている」から「やろう」という自発的な意識に変えることは、業務改善を継続していく上で大きなハードルにもなることだね。

いくつかポイントはあるけど、まずは、現場の皆さんに業務改善をすることで自分たちにメリットがあるんだと理解してもらうことが必須だよ！

たとえば、データの二重登録の手間や承認印をもらうためだけの出社がなくなるとか、ミス軽減によってお客様のクレーム対応が少なくなるとか。

経営層にとっては、コストカットやリードタイム削減などが目的になるかもしれないけど、現場からするとそんなこと自分たちには関係ないからね。現場に対しては、あくまで現場の方たちの業務が良くなることをアピールする必要があるんだ。

2つ目のポイントとしては、現場の声を聞くことだ。

そうだね。でも、本当に新プロセスが実運用にうまく当てはまるとは限らないよね。

もしかしたら、システム化しても想定される運用を実施できずに、結局手元でExcel管理してしまうなんてことが起こってしまうかもしれない。

現場の声には業務改善をするうえでの気づきがたくさんあるからね。

もう一つポイントを挙げるとしたら、部門間で業務改善の取り組みを共有することかな。

関係ない業務に見えても、「紙でのやり取りをやめたい」とか「社内外でリアルタイムにデータを共有したい」など共通の課題を抱えていることがあるよね。

お、ちゃんと覚えてたね！

他部門で、自分たちが抱えている問題と同じ問題を改善して効果を出していたら塚田さんだったらどう思う？

そうだよね、前例があると業務改善へのハードルが下がるから自分たちもやってみようという意識が生まれやすくなるんだ。

業務改善を根付かせてより良い業務にするためには、継続してPDCAを回していくことが大切なんだ。

そのために、定期的にプロセスを見直す必要があるんだ。誰が見直すのか？誰が修正するのか？誰が現場のコンセンサスをとるのか？を運用ルールとして明確にしておくといいよ。

しっかり想定した改善効果が出るかもモニタリングをして次の業務改善に生かしていけるといいね。