01-業務調査票の回収・集約

業務調査票の取りまとめ

現場担当者が記入した業務調査票は、部署毎に取りまとめを行います。

重複している業務でも、書き出された業務の名称、分類、内容の粒度、用語などは担当者毎に異なっていることは少なくありません。

取りまとめの責任者は、必要に応じて記入者に確認しながら、リストにあがった業務について名称や粒度を揃え、業務体系図の分類に沿ってグルーピングし、一覧に整理します。

業務調査票の取りまとめのポイント
  • 通常、業務が綺麗に分かれていることは少なく、一部重複していたり役割分担がされていたりするのが普通です。同じ名前の業務であっても機械的に統合してしまうと抜け漏れの原因になることがありますので、それぞれの詳細を十分に確認してからまとめるようにします。
  • 粒度を揃えることは重要ですが、そのために必要な情報がなくなってしまうことがあります。粒度が異なる業務が多数ある場合は、無理にまとめず、階層を増やして対処した方が良い場合があります。
  • 粒度が大きく複数の業務が含まれている可能性がある場合は、担当者に確認して分割するか詳細に記入してもらいます。
  • 最終的に説明や記載が不足している項目があればチェックし、埋めてもらうようにします。

 

抜け・漏れ・ダブりの確認

一覧に整理された業務について、重複や抜け、漏れがないかチェックを行います。

チェックの精度を高めるため、トップダウン(業務体系図=業務分類)、ボトムアップ(業務調査票)の両方向からチェックを行うようにします。

抜け・漏れのチェックポイント
  • 業務体系図に分類はあるが該当する業務がない→業務の漏れがある、業務体系図の分類が間違っている
  • 業務はあるが業務体系図に該当する分類がない→業務体系図に漏れがある、本来は無いはずの業務(担当外業務、禁止業務)がある
  • 業務体系図の同種の分類を比較し、共通しているはずなのに一部にしかない業務がないか確認する

 

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本記事の執筆者
株式会社サン・プラニング・

株式会社サン・プラニング・システムズ

業務プロセスの可視化による業務改善やリスクマネジメントを推進。専門ツールiGrafx(アイグラフィックス)を活用した支援実績多数。国内導入実績2000社。