【見やすい業務フロー図・フローチャートの作り方】わかりやすい図にする10のコツと良い例・悪い例

見やすい業務フローとは、初めて見る人でも「どこから始まり、誰が・何を・どの順番で行い、どんな条件で分かれるか」を迷わず同じ意味で読み取れる業務フロー図（フローチャート）のことです。業務フローを作ってみたものの、出来上がった図が分かりにくく使いものにならない、というケースは珍しくありません。この記事では、実際のプロジェクトの業務フローを例に、見やすいフローと見にくいフローの違いを比べ、わかりやすいフロー図にする10のコツ、作り方の5ステップ、直す前と直した後の例、見直しのチェックリストを紹介します。

見やすい業務フロー図・フローチャートとは？3つの条件

業務フロー図の役目は、業務の流れを関係者が同じように理解し、改善や引き継ぎに使えるようにすることです。そのため、見た目がきれいかどうかより、誰が読んでも同じ意味に読めるかが大切です。見やすい業務フロー図は、少なくとも次の3つを満たしています。

• 始まりが分かる：何をきっかけに業務が始まるかが、図の決まった場所に書かれている
• 流れが追える：作業の順番と、誰から誰へ受け渡すかが、矢印をたどるだけで分かる
• 分かれ道の条件が分かる：どんな場合にどちらへ進むかが、判断の図形と「はい／いいえ」で示されている

【実例を見て知ろう】良いフローと悪いフローの違いとは？

2つの業務フローの実例を挙げたいと思います。（部門名や作業名称は一部変更しています。）

【お題】２つの業務フロー（Ａ・Ｂ）どちらがわかりやすいですか？

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上記の図をクリックで拡大して見ることができます。（拡大するとよく分かります）

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いかがでしょうか。AとBどちらのフローが分かりやすいでしょうか。もう少し厳しく言うならばどちらが「見る気になる」フローでしょうか。

ほぼ全ての方がBのフローの方が良い印象を持たれると思います。この2つのフロー、実は全く同じ業務を表しています。これらはある企業様の人事採用のフローで、Aのフローは「業務のことは現場の担当者が一番良く知っているはずだから、現場に書いてもらおう」とツールだけ渡して書いてもらったものです。

Aのフローを作成した担当者は、しっかりと自分の業務を正確に表現したつもりですが、他の人からは分かりにくいものになってしまいました。実際にはこのAのフローだけでなく、他の大半のフローがこのような分かりにくいものでした。

「作成者以外の人が見て、よく分からないフローでは意味が無い」とのことで、業務可視化・業務改善を支援しているサン・プラニング・システムズ社に相談されたそうです。そして、同社からのアドバイスを受けて改めてお客様が書き直したものがBのフローです。

悪いフロー＝分かりにくい業務フローになる３つの原因

悪いフローを「よく分からない」と表現しましたが、なぜ分かりにくくなってしまうのか、その原因は大き分けて以下の3つです。

【原因１】どこから始まっているか分からない

Aのフローではその業務がどこから始まっているのかが分かりません。

一方、Bのフローは誰が見てもどこから始まっているか一目瞭然ですね。開始場所が分かることで、そのフローを見ていく取っ掛かりになり、スムーズに読み始められます。

【原因２】業務の流れがわからない

Aのフローでは、多数の接続線が複雑に交差していて、それを追うのも大変です。また、全体的にどういう順番で流れているのかも分かりません。

一方、Bのフローはほとんど接続線の交差も無く、分岐したそれぞれの流れを追うのも簡単ですね。また、分岐した流れがどこで合流しているか分かりやすく、その作業を始める為にはどこまでの作業が完了している必要があるかがすぐに分かりますね。

【原因３】条件により必要な処理がわからない

Aのフローでは、分岐図形でない図形から2つの接続線が伸びている箇所がいくつか有ります。これではどういう場合にどちらの流れに進むのか分かりません。

一方、Bのフローは分かれ道をひし形の判断の図形で描き、どの条件のときにどちらへ進むかを矢印に書いています。読み手は、その業務にどんなパターンがあるのかを一目でつかめます。

わかりやすいフローチャートにする10のコツ

3つの原因を避けたうえで、次の10のコツを押さえると、業務フローもフローチャートもぐっと見やすくなります。

コツ	やり方	見にくくなる例
①始まりと終わりを書く	端子の図形で「注文メールが届く」「出荷完了」のように書く	いきなり作業から始まり、どこで終わるか分からない
②流れの向きを一つにする	左から右、または上から下にそろえる	矢印があちこちに向き、目が行ったり来たりする
③担当ごとのレーンに分ける	部署や担当ごとの帯に作業を置く	誰の作業か、図形の中の文字を読まないと分からない
④図形の意味をそろえる	作業は長方形、判断はひし形、と決めて変えない	同じ作業なのに、図形の形や色が場所によって違う
⑤分岐は判断の図形から出す	ひし形に問いを書き、矢印に「はい／いいえ」を付ける	ふつうの作業の図形から、条件の書かれていない矢印が2本出る
⑥作業名は「何を＋どうする」	「請求書を発行する」のように目的語と動詞で書く	「処理」「対応」「確認」だけで、何をするか分からない
⑦細かさ（粒度）をそろえる	1つの図形に書く作業の大きさをそろえる	「受注業務」と「印鑑を押す」が同じ大きさの図形で並ぶ
⑧矢印を交差させない	レーンや図形の並び順を入れ替える	線が交差して、どこへつながるか追えない
⑨1枚に詰め込まない	図形が多いときは、区切りの良いところで図を分ける	小さな文字の図形がびっしり並び、読む気が起きない
⑩補足は図の外に書く	例外や注意点は、番号を付けて図の横や下に書く	図形の中に長い説明文が入り、流れが見えない

図形の意味はフローチャート記号一覧、細かさのそろえ方は業務フローの粒度とは？で解説しています。

見やすい業務フロー図の作り方5ステップ

業務フロー全体の書き方（準備・記号のルール・作成手順）は、業務フローの書き方で順を追って解説しています。PowerPoint で描く場合の手順はパワポのフローチャートの作り方をご覧ください。

例：見にくい業務フローを直す前と直した後

受注から出荷までの業務フローで、よく見かける見にくい書き方と、直し方の例です。

直す前	何が分かりにくいか	直した後
最初の図形が「受注処理」	何がきっかけで始まるか分からない	端子「注文メールが届く」から始める
「確認」の図形が3つ続く	何を確かめているか分からず、同じ作業に見える	「在庫を確かめる」「与信枠を確かめる」「納期を確かめる」と書き分ける
「確認」の図形から矢印が2本出ている	どんなときにどちらへ進むか分からない	判断の図形「在庫はある？」にし、「ある／ない」を矢印に付ける
営業と倉庫の作業が1列に並ぶ	誰の作業か、どこで受け渡すか分からない	営業・倉庫・経理のレーンに分け、受け渡しで矢印がレーンをまたぐようにする
「必要に応じて上長に相談」と書かれている	どんなときに相談するのか、人によって判断が変わる	判断の図形「値引きは10％を超える？」にし、条件を数字で書く
矢印が3か所で交差している	線を追うのに時間がかかる	倉庫のレーンを営業のすぐ下に移し、交差をなくす

直した後の図は、作業の数は変わらなくても、「どこで待ちが出るか」「どこで差し戻しが起きるか」が見えるようになります。見やすい業務フローは、改善の話し合いにもそのまま使えます。

見やすさを確かめるチェックリスト

作った業務フロー図を共有する前に、次の項目を確かめます。

• 始まり（きっかけ）と終わり（どうなったら完了か）が書かれている
• 流れの向きが、左から右か上から下にそろっている
• 担当ごとのレーンに分かれ、受け渡しの場所が分かる
• 分かれ道は判断の図形から出ていて、矢印に条件が書かれている
• 作業名が「何を＋どうする」になっていて、「処理」「対応」だけの図形が無い
• 図形の大きさ・細かさ・色の意味がそろっている
• 矢印が交差していない（どうしても交差するなら、つなぎ目の印を使っている）
• 例外や注意点が図の外に、番号付きでまとめられている
• 業務を知らない人が読んで、迷わず最後までたどれた
• 作った日と作った人、版が書かれている

見やすい業務フローについてよくある質問

見やすさを優先すると、細かい手順が書けません。

業務フロー図には流れが分かる細かさまでを書き、細かい手順や画面の操作は、図形に番号を付けて手順書やマニュアルに分けて書くのがおすすめです。業務フローと手順書の分け方は、業務フローと手順書の違いで解説しています。

色はどのくらい使ってよいですか？

2〜3色にとどめ、それぞれの色に意味を持たせるのがおすすめです。たとえば、ふつうの作業は白、システムでの作業は水色、問題のある作業は赤、のように決めます。色だけで意味を伝えると、白黒で印刷したときに分からなくなるので、記号や文字も合わせて使います。

分岐が多くて、どうしても見にくくなります。

いちばん多い流れ（ふつうの場合）を一本の太い流れとして描き、例外の流れは別の図に分けると見やすくなります。条件の組み合わせが多い判断は、図の中に書かずに判断表（条件と結果の一覧）にまとめる方法もあります。分岐の書き方の例は、業務フローの条件分岐はどう書く？で紹介しています。

【まとめ】見やすい業務フローを作るための3つのポイント

良いフローとは「分かりやすいフロー」です。フローチャートの特長は、誰が見ても同じように情報を共有できることにあります。この特長を活かせなければ、フローチャートとしての価値はありません。見にくいフローの3つの原因の裏返しになりますが、見やすいフローにするためには、次の3つが大切です。

【ポイント1】開始条件を明確にする

その業務が、何をきっかけに始まるのかをはっきりさせます。たとえば「メールが届く」「システムから通知が来る」「毎日・毎週など決まった日に行う」といったものです。

【ポイント2】流れ（時系列）を明確にする

矢印ができる限り交差しないように図形を置くのはもちろん、どの作業が終わったら次の作業を始められるのか、時系列の関係がはっきり分かるように書くことが大切です。

【ポイント3】条件分岐を明確にする

業務の流れが分かれる場合は、その条件をはっきり書きます。条件があいまいだと、読み手はその業務にどんなパターンがあるのかをつかめません。

この3つは、どんな目的で業務フローを作る場合にも共通する基本です。さらに10のコツとチェックリストを使って、誰が読んでも迷わない業務フロー図に仕上げてください。