【パワポのフローチャートの作り方】図形とSmartArtの手順、見やすいフロー図のコツと業務フローでの限界

パワポ（PowerPoint）のフローチャートとは、PowerPoint の「図形」にあるフローチャート記号と矢印のコネクタ、または SmartArt を使って、作業の流れを図にしたものです。多くの会社ですでに使えるため、パワーポイントでフロー図や業務フローを作りたいという方は少なくありません。この記事では、パワポでフローチャートを作る6つの手順と SmartArt を使う方法、見やすくするコツを、経費精算の業務フローの例で解説します。後半では、パワポで業務フローを作り続けるときに出やすい限界と、向いているケース・向いていないケースも整理します。

パワポでフローチャートを作る2つの方法

PowerPoint でフローチャートを作る方法は、大きく分けて「図形とコネクタで描く」と「SmartArt を使う」の2つです。分岐のある業務フローを描くなら図形、一本道の手順を手早く見せるなら SmartArt が向いています。

	図形とコネクタ	SmartArt
できること	分岐・差し戻し・担当ごとのレーンまで自由に描ける	文字を入れるだけで、手順の図が自動で整う
手間	配置や整列を自分で整える必要がある	少ない
苦手なこと	図形が多いと、直すたびに配置がずれやすい	分岐や戻りの矢印を描けない
向いている図	業務フロー・判断のあるフロー図	3〜7段の一本道の手順、説明用の流れ

パワポのフローチャートの作り方6ステップ（図形とコネクタ）

ここでは、もっとも使う機会の多い「図形とコネクタ」でパワーポイントのフローチャートを作る手順を説明します。画面の名前は Microsoft 365 の PowerPoint のものです。

担当ごとのレーン（スイムレーン）を作るこつ

部署や担当が複数いる業務フローは、担当ごとの帯（レーン）に分けて描くと、誰の作業か、どこで受け渡しているかが一目で分かります。パワポでは、次のように作ると崩れにくくなります。

• レーンは表で作ると楽：「挿入」→「表」で1列×担当の数の行を作り、行の高さをそろえる。左端に担当名の列を足すと見出しになる
• レーンは最後まで動かさない：レーンを作り終えたら、右クリックの「ロック」（Microsoft 365 の場合）で固定すると、図形を置くときにずれない
• 受け渡しは縦の矢印で：担当が変わるところは、矢印がレーンの境目をまたぐように描くと、受け渡しの場所がはっきりする
• レーンの順番は流れに合わせる：最初に動く担当を上（横に流す場合）に置くと、矢印が上下に行き来しにくくなる

覚えておくと早くなる操作

やりたいこと	操作
同じ図形を増やす	図形を選んで Ctrl＋D（複製）
図形の種類だけ変える	「図形の書式」タブ →「図形の編集」→「図形の変更」
まとめて動かす	複数を選んで Ctrl＋G（グループ化）
位置と間隔をそろえる	「ホーム」→「配置」→「配置」の各揃え・「左右に整列」「上下に整列」
同じ書式を写す	「書式のコピー／貼り付け」（はけの印）
少しずつ動かす	図形を選んで Ctrl を押しながら矢印キー

SmartArt でパワポのフロー図を作る方法

分岐の無い一本道の手順なら、SmartArt を使うと数分でフロー図ができます。

1. 「挿入」タブ →「SmartArt」を選ぶ
2. 左の一覧から「手順」を選び、「基本ステップ」や「矢印と長方形のプロセス」など、形を選んで「OK」を押す
3. 左のテキスト ウィンドウに、手順を1行ずつ入力する（Enter で段が増える）
4. 「SmartArt のデザイン」タブで、色やスタイルを選ぶ

SmartArt は分かれ道や前に戻る矢印を描けません。途中から分岐を足したくなったら、「SmartArt のデザイン」タブの「変換」→「図形に変換」で、ふつうの図形に変えてから描き足します。

見やすいフローチャートにする6つのコツ

パワポのフローチャートは自由に描けるぶん、ルールを決めないと読みにくくなります。次の6つを意識すると、初めて見る人にも伝わるフロー図になります。

• 流れの向きを一つにする：左から右、または上から下に統一し、前に戻る矢印は差し戻しなど必要なときだけにする
• 図形の意味をそろえる：作業は長方形、判断はひし形、始まりと終わりは端子、と決めたら最後まで変えない
• 文字は「何を＋どうする」で短く：「請求書を確認する」のように書き、細かい説明は図の外の注記にする
• 色は2〜3色にし、意味を持たせる：例として、ふつうの作業は白、システムでの作業は水色、問題のある作業は赤、のように決める
• 矢印を交差させない：交差しそうなら、図形の並びを入れ替えるか、担当ごとのレーンに分ける
• 1枚に載せすぎない：図形が15〜20個を超えるなら、流れの区切りでスライドを分け、つなぎ目に「A」「B」などの印を付ける

良いフロー図と悪いフロー図の違いは、見やすい業務フローとはで例を使って解説しています。図形の意味はフローチャート記号一覧、分かれ道の書き方は業務フローの条件分岐はどう書く？をご覧ください。

例：経費精算の業務フローをパワーポイントで描く

申請者・上長・経理の3者がかかわる経費精算の流れを、パワポで描く場合の図形の置き方の例です。スライドを横向きにし、上から「申請者」「上長」「経理」の3本のレーンを作ります。

順番	レーン	図形	書く文字	矢印の行き先
1	申請者	端子	経費が発生	2へ
2	申請者	処理	領収書を添えて申請書を出す	3へ（上長のレーンへ下りる）
3	上長	判断	内容は妥当？	はい：4へ／いいえ：2へ戻る（差し戻し）
4	経理	処理	領収書と金額を確かめる	5へ
5	経理	判断	不備はある？	ある：2へ戻る／ない：6へ
6	経理	処理	精算額を振り込む	7へ
7	経理	端子	精算完了	—

描き終えたら、差し戻しの矢印が2本あることに注目します。どちらも申請者へ戻る流れで、ここで時間がかかっているなら「申請書の記入例を用意する」「よくある不備を一覧にする」といった改善の候補になります。パワポのフロー図でも、こうした問題の場所に赤い印を付けておくと、改善の話し合いに使える業務フローになります。業務フローを書くときの決まりごとは業務フローの書き方で詳しく解説しています。

パワーポイントで業務フローを作るときの限界

パワポのフローチャートは、説明用の1枚や、話し合いのたたき台には十分に使えます。ただし、部署をまたぐ受け渡し・分岐・例外の処理・変更の履歴まで扱う業務フローを作り続けると、描きやすさよりも、直し続けることの難しさが先に問題になります。現場でよく起きる限界は次のとおりです。

限界	起きること
直すたびに配置が崩れる	作業を1つ足すだけで、前後の図形と矢印を動かし直すことになり、業務の変更に図が追い付かなくなる
分岐・例外が増えると読めなくなる	矢印の交差や注記が増え、作った本人にしか読めない図になる
担当と責任があいまいになる	レーンは描けても、実行する人・確認する人・承認する人の書き分けが人によってばらつく
最新版が分からなくなる	会議用・現場用・引き継ぎ用と写しが増え、どれが今の業務か分からなくなる
書き方が人によって違う	図形の意味・色・細かさがそろわず、複数の業務フローを比べられない
改善や分析に使いにくい	時間・件数・システム・書類などを書き込むと見づらくなり、書かないと分析の材料が足りない

つまり、パワポが悪いのではなく、載せようとしている業務の複雑さと目的が、パワポに合っているかが大切です。業務フローは作った時点ではなく、更新され、現場で使われ続けて初めて役に立ちます。継続して使う仕組みの作り方は業務フローが継続運用されない理由とは？で解説しています。

「とりあえず作れる」と「使い続けられる」は別

パワポが業務フローによく使われるのは、すでに社内で使えて、新しいツールの承認や教育が要らず、説明資料にもそのまま使えるからです。ただ、業務フローに本来求められるのは、業務が変わるたびに更新され、現場で参照され、改善や標準化に使われることです。手で図形を直す手間が積み重なると、「忙しいから後で直そう」となり、実際の業務とずれた図が残り続けます。

目的が決まらないまま、資料だけが増える

手軽に作れるぶん、何のために業務フローを作るのかが決まらないまま、きれいな図を作ることがゴールになりやすい点にも注意が必要です。誰が使うのか、どの細かさで書くのか、誰が直すのかが抜けたままだと、会議では共有されても現場では使われません。パワポで作る場合も、最初に「見える化・引き継ぎ・標準化・内部統制・改善」のどれに使うのかを決めておくことが大切です。業務を見える化する目的の決め方は、業務の見える化とはで整理しています。

パワポで十分なケースと、別の方法を考えたいケース

判断の軸	パワポで進めやすい	パワポでは限界が出やすい
範囲	1部署の中、一本道の短い流れ	複数の部署、例外や分岐の多い業務
目的	会議での説明、たたき台、最初の聞き取り	標準化、教育、引き継ぎ、内部統制、継続的な改善
直す回数	一時的に使い、ほとんど直さない	担当や運用の変更が多く、見直しが続く
ほかの資料とのつながり	少ない	手順書・規程・帳票・画面の説明とつなげたい

更新の回数が多い、関連する資料が増えてきた、複数の部署で共通に使いたい、教育や内部統制にも使いたい、のどれかに当てはまるなら、専用のツールへの切り替えを考える時期です。表計算ソフトや Visio で作る場合の限界はExcelで業務フローは限界？とVisioで業務フローを作る限界とは？で、ツールの選び方はExcelでの業務可視化はなぜ限界？ツール比較で押さえる4つの選び方の基準で比べています。

パワポで業務フローを作り始めるなら決めたい5つのルール

• 記号の意味：作業・確認・判断・入力・承認を、どの図形と色で描き分けるか
• 作業の細かさ（粒度）：どこまでを1つの作業とみなすか
• 担当の見せ方：レーンの並び順と、受け渡しの描き方
• 版の管理：ファイル名の付け方と置き場所を決め、どれが最新版か誰でも分かるようにする
• 直す担当：業務が変わったとき、誰が図を直すか

このルールが無いと、数か月後には見た目だけ違う複数の版が並び、現場で使われない資料になりがちです。細かさのそろえ方は業務フローの粒度とは？をご覧ください。

パワポのフローチャートについてよくある質問

パワポでフローチャートの記号はどこにありますか？

「挿入」タブ →「図形」を開くと、一覧の中に「フローチャート」の区分があります。処理（長方形）・判断（ひし形）・端子（角の丸い形）・書類・データなどの記号が並んでいます。図形の上にマウスを置くと、記号の名前が表示されます。

図形を動かすと矢印が外れてしまいます。

矢印の端が、図形の接続点（図形に近づけたときに出る灰色の点）につながっていない可能性があります。矢印の端をつかんで接続点まで動かし、端の印が緑や塗りつぶしの丸に変わればつながっています。つながった矢印は、図形を動かしても付いてきます。

パワポで業務フローを作るのはやめたほうがよいですか？

やめる必要はありません。少ない作業の説明や、聞き取りのたたき台にはパワポが便利です。部署をまたいで標準として使い続けるなら、更新・共有・版の管理の負担が大きくなるため、早めにルールを決めるか、専用のツールを考えるのがおすすめです。

パワポにフローチャートのテンプレートはありますか？

「ファイル」→「新規」でテンプレートを「フローチャート」や「プロセス」で探すと、ひな形が見つかることがあります。SmartArt の「手順」の形も、簡単なテンプレートとして使えます。業務フローに使うなら、自社で使う図形・色・レーンを決めた1枚を作り、それを写して使うと書き方がそろいます。

縦向きと横向き、どちらで描くのがよいですか？

スライドは横長なので、担当ごとのレーンを横に通し、左から右へ流す描き方が収まりやすくなります。作業の数が多く一本道の手順なら、上から下へ流すと読みやすくなります。どちらにしても、1枚の中では向きを変えないことが大切です。

【まとめ】パワポのフローチャートは、作り方と限界を知って使い分ける