【業務フローとは？業務フロー図の書き方】わかりやすい作り方の手順・記号・ルールと例

業務フローとは、受注から請求まで、申請から承認までといった一連の仕事の流れを、「誰が・何を・どの順番で・何を使って行うか」で整理したものです。その流れを決まった記号と矢印で図にしたものを業務フロー図と呼びます。業務フロー図があると、関係者が同じ図を見ながら仕事の進め方を確かめ、ムダや抜けを見つけ、引き継ぎや教育にも使えます。この記事は業務フローの総合案内として、意味と目的、作業フロー・手順書との違い、書き始める前の準備、記号とルール、わかりやすい業務フロー図の書き方の手順、受注から請求までなどの例、作成ツール、よくある疑問までを1本で解説します。

【あわせて読みたい】【内部統制で業務可視化が必要な理由】Excel運用が破綻しやすいポイント

【Youtube解説】【業務フローの書き方】初心者でも5分でわかる！見やすく伝わる図の作り方

業務フローとは？業務フロー図の意味・目的と、作業フローとの違い

① 業務フロー／業務フロー図とは

業務フローは、組織で行われる一連の仕事の流れ（開始条件→処理→判断→終了条件）を論理的に並べ、誰が・何を・いつ・どの順で・どの情報を使って・どの成果物を出すかを明確にしたものです。

業務フロー図は、その流れを視覚化する図解表現です。代表的には以下の要素で構成します。

• 開始・終了 … プロセスの入り口と出口（契機・完了条件）
• 処理（アクティビティ） … 人やシステムが行う作業
• 判断（条件分岐） … Yes/No・複数条件で分岐
• 入出力 … 入力データ、帳票、画面、ファイル、APIなど
• スイムレーン … 担当部署・役割・システムごとの区画
• フロー線（矢印） … 手順の順序・方向

「業務フロー」を考える際は、読み手が最短で理解できる最小限の記号と統一ルールに絞ることが重要です。

「フロー」とは？言葉の意味と業務での使われ方

フロー（flow）は英語で「流れ」という意味です。仕事の場面では、作業や情報、承認などが「誰から誰へ、どの順番で進むか」という流れを指します。この流れを図にしたものが、業務フロー図やフローチャートです。

よく使われる言葉	指している流れ	例
業務フロー	部署や担当をまたぐ仕事全体の流れ	受注から出荷・請求まで
承認フロー	申請が承認されるまでの順番	申請者 → 課長 → 部長 → 経理
作業フロー	1人の担当者が行う作業の手順	伝票の入力から確認まで
運用フロー	システムや仕組みを日々動かすときの流れ	障害の連絡から復旧の報告まで

「フロー」と「フローチャート」は混同されがちですが、フローは流れそのもの、フローチャートは流れを決まった記号で図にしたものです。業務フロー図は、フローチャートの書き方で仕事の流れを表したもの、と考えると整理しやすくなります。

作業フロー図・運用フロー図とは

作業フローとは、一人の担当者や一つの部署の中で行う作業の順番のことで、それを図にしたものが作業フロー図です。業務フローが部署をまたぐ仕事全体の流れを表すのに対し、作業フローはその中の一つの工程を細かく分けたもの、と考えると分かりやすくなります。たとえば「出荷」という工程を、ピッキング → 検品 → 梱包 → 送り状の発行、と分けたものが作業フローです。

運用フロー図は、システムや設備を日々動かすための決まった流れ（毎日の処理、月末の締め、障害が起きたときの連絡と復旧など）を図にしたものです。業務フロー図と同じ記号で描けますが、「平常時」と「障害時」を別の図に分けると読みやすくなります。どちらも書き方の基本は、この記事で紹介する業務フロー図と同じです。

② 業務フローの目的・効果

• 可視化と合意形成 … 関係者が同じ絵を見て議論でき、前提の食い違いを減らせます。
• 抜け漏れ・重複の発見 … 手戻りや二重入力、不要承認などのムダが見えます。
• 標準化・教育 … 新人・異動者へのオンボーディング資料として機能します。
• 改善・自動化の設計図 … RPA/ワークフロー/ERP連携などの要件定義の土台になります。
• 内部統制・品質保証 … 証跡、職務分掌、承認統制を設計・点検しやすくなります。

③ 業務プロセス・手順書・業務マニュアルとの違い

業務フロー図＝全体俯瞰の地図、手順書＝現場の操作ガイドという役割分担が基本です。

比較表 … 業務フロー vs 手順書 vs プロセス図

項目	業務フロー図	手順書	プロセス図（プロセスアーキテクチャ）
目的	業務の流れを俯瞰し、関係者の共通理解と改善の土台を作る	具体作業のやり方を誰でも再現できるようにする	事業全体のプロセス体系・階層・関係性を定義する
対象範囲	1つの業務〜サブプロセス単位	タスク単位（画面操作・帳票記入など）	企業全体〜部門横断の上位構造
粒度	中粒度（処理・判断・入出力）	細粒度（クリック、入力項目、注意点）	粗粒度（プロセス名、関係、KPI）
利用者	業務担当、管理者、IT、監査	現場オペレーター、新人	経営層、業務設計者、BPR担当
更新頻度	変更時に随時（版管理が重要）	手順変更のたびに頻繁	組織・事業変化時に見直し
成果物の例	スイムレーン図、フローチャート	操作手順書、チェックリスト	プロセス階層図、プロセスマップ

【関連記事】【業務フローで作る業務マニュアル・手順書】作り方を3つのステップで解説

④ 用途別に見る業務フロー活用ケース（引継ぎ・改善・システム導入 など）

• 引継ぎ・教育 … スイムレーンで役割を明示し、関連帳票や画面をリンク。
• 改善・標準化 … 重複作業・手戻り・待ちを特定し、削除・統合・自動化を検討。
• システム導入・要件定義 … As-Is/To-Beの差分を機能要件・業務ルールへ。
• 内部統制・監査対応 … 承認経路・職務分掌・証跡を明文化。
• ナレッジ共有 … 部署間のインターフェースを明確化し認識差を縮小。

業務フローを書き始める前の準備フェーズ

① 目的・対象範囲を明確にする

• 目的 … 属人化解消、教育、改善、要件定義、監査対応 など
• 評価指標 … 指摘件数減、引継ぎ期間短縮 など
• 対象範囲 … 例）見積～受注の「受注処理」まで 等
• 前提・除外 … 障害手順は除外 等

完成定義（DoD）の例 … 「レビュー2回完了し、Aランク指摘0件・Bランク3件以内でv1.0」

② 関係者・部署を洗い出す

• 人の役割 … 営業、受注、経理、物流、品質保証、CS 等
• システム … 受注、在庫、会計、WF、CRM 等
• 外部 … 仕入先、物流、顧客、監査人 等

関係者	責任（R/A/C/I）	主な入力	主な出力	レビュー観点
営業部	R	見積依頼、顧客情報	受注申請、契約情報	承認条件、必要書類
受注管理	A	受注申請	受注確定、在庫引当指示	重複防止、マスタ整合
会計	C	請求条件	請求書、債権計上	計上タイミング、証憑
監査	I	統制設計	改善指摘	承認統制、追跡性

図はシンプル、詳細は台帳。例外が出たら台帳に追記し、図の肥大化を防ぐ。

③ 業務構成要素を分類・整理する

• 業務・作業 … 受注登録、契約確認、在庫引当、承認、請求発行
• 入力 … 申請フォーム、顧客マスタ、契約書、見積データ
• 出力 … 受注番号、引当結果、請求書、通知メール
• 判断条件 … 金額閾値、取引区分、在庫可否、信用限度
• 例外 … 在庫不足、与信停止、入力不備、返品

ワークシート例 … 業務分解シート・構成要素表

No	作業名	実行主体	主な入力	主な出力	判断条件	注意点/例外
01	受注申請の起票	営業	見積書、顧客情報	受注申請	見積有効期限内	添付漏れ注意
02	承認判定	上長	受注申請	承認/差戻し	金額閾値	特価は追加承認
03	受注登録	受注管理	承認済申請	受注番号、在庫引当指示	顧客マスタ存在	二重登録防止

④ 粒度感の決定と分割基準

• 1アクティビティ＝1～2文で説明できる単位
• 主体変更／入出力変更／判断挿入で工程を区切る
• レーン数は先に固定、例外は別図や注記に退避

業務フローのレベル（粒度）の決め方｜レベル1〜3の目安

業務フローは、どこまで細かく書くかを「レベル」で決めておくと迷いにくくなります。社内で業務フローのレベル定義をそろえておけば、書く人によって細かさがばらつくのも防げます。目安は次の3段階です。

レベル	書く内容	向いている使い方
レベル1（全体の流れ）	開始から終了までの主な工程だけ。担当は大まかでよい	業務の全体像の共有、改善やDX検討の入口
レベル2（担当と受け渡し）	スイムレーンで担当・部署・システムを分け、受け渡しと判断を書く	システム導入・刷新、責任範囲の整理、内部統制
レベル3（作業手順）	画面操作・入力項目・判断基準まで書く	新人教育、品質管理、外部委託への引き継ぎ

はじめて書くときはレベル1で全体をつかみ、必要な部分だけレベル2へ広げるのが進めやすい順番です。レベル3まで業務フローに書き込むと図が大きくなりすぎるため、作業手順は業務マニュアルや手順書に分け、フローからはそれを参照する形にします。

【関連記事】【業務フローの粒度とは？】作業図形の粒度を揃える2つの軸

⑤ 事前レビュー案出・仮説フロー試案

• 開始・終了・主経路だけを描いた「骨格図」を先に共有
• レビュー観点（開始条件／承認／入出力／例外／KPI）をあらかじめ配布
• 版管理は、ドラフト＝ver0.x／本番＝1.x のようにルール化

チェック項目	判定	コメント
開始/終了条件は明確か	OK/要修正	例 … 「受注申請承認」を終了条件に追加
例外処理は過不足ないか	OK/要修正	在庫不足時の振る舞いを追記
承認経路と権限が妥当か	OK/要修正	特価の追加承認者を定義
入出力の整合が取れているか	OK/要修正	受注番号の採番タイミングを明確化

【業務フローの書き方】図形・記号・ルールの基礎

① 基本図形・記号一覧（開始／処理／判断／入出力 他）

図形	名称	用途	例
●	端子（開始・終了）	プロセスの開始・終了	「受注開始」「請求完了」
■	処理（アクティビティ）	人やシステムの作業	「見積作成」「受注登録」
◆	判断（条件分岐）	Yes/No・多岐分岐	「在庫あり？」「閾値超過？」
⌑	入出力	データ・帳票・画面・ファイル	「顧客情報入力」「CSV出力」
▭	ドキュメント	申請書・契約書など	「受注申請書」「承認記録」
⬟	接続子（リンク）	別ページ・他フローへの接続	「→受注処理フローへ」

【関連記事】【業務フローの開始点とは？】3つの具体例で理解する書き始めの記述方法

② フロー線・矢印ルール（方向性・交差回避・矢印文字）

• 進行方向を統一（左→右 or 上→下）
• 交差回避 … ブリッジ or 図の分割
• 矢印文字 … Yes/No・承認/却下を明記
• 接続点の整列 … 中央/ポートに揃える

③ スイムレーン（担当・組織区分を表現する方法）

• 水平レーン（一般的）／垂直レーン（複雑向け）
• 人とシステムを分けてIT依存を可視化
• 原則4～6本以内に抑える

営業部	受注管理部	会計部
受注申請を作成	承認フローを回付	請求書を発行
顧客情報入力	在庫確認	入金確認

④ 複雑構造 … 分岐／ループ／結合子の扱い方（応用）

• 分岐 … ◆にYes/Noなどラベルを明記
• ループ … 戻り条件を注記（例 … 添付不備→再申請）
• 結合子 … 結合A/Bなど番号で往復を対応付け

⑤ デザイン・視覚ルール（余白・配置・グルーピング）

• 余白＝図形高さの1/2を確保
• 整列 … 左端・中央を揃える
• グルーピング … フェーズ単位で枠線・背景
• テキスト … 中央揃え・折返し最小
• 凡例 … 右下に記号の意味をまとめる

【関連記事】【見やすい業務フロー図・フローチャートの作り方】わかりやすい図にする10のコツと良い例・悪い例

⑥ 書くときの4原則（シンプル・統一・目線・可変性）

1. シンプル … 1フロー＝1目的
2. 統一 … 図形・色・方向を統一
3. 目線 … 左上→右下へ自然誘導
4. 可変性 … 将来変更に備えスペース確保

【実践ステップ】業務フロー図の作成手順

① 全体仮案をざっと描く

• 開始条件・終了条件・主要フェーズ（3〜5）を箱で配置
• 主経路のみ左→右で一本通す
• フェーズ名は動詞＋名詞（例 … 申請受付／承認判定）

② 各業務ステップの記入

• 基本は処理→判断→入出力の順
• 1ステップ＝1アクション、主体が変わる所で区切る
• 例外や注意は脚注・別表へ退避

③ 分岐・条件を表現

• ◆にYes/Noなど分岐ラベルを明記
• ルール文は短く（例 … 金額＞100万円？）
• 1判断の分岐数は2〜3までを原則

【関連記事】【業務フローの条件分岐はどう書く？】フローチャートを分かりやすくする4つの具体例

④ 繰返し・例外処理の組み込み

• 戻り線（ループ）は短く単純に
• 例外が多い場合は例外専用の小フローへ分離

⑤ 拡張可能性を考慮した構造設計

• 別図へ分割し接続子で関連付け
• リンクは結合A/Bなど番号で往復対応
• 共通処理は共通フロー化して冗長性を防止

⑥ レビュー・抜け漏れチェック

• 開始/終了の明確さ
• 入出力の整合
• 承認・職務分掌
• 例外処理
• システム境界
• 読みやすさ

【業務フローの書き方】抜け漏れチェックリスト（テンプレート）

チェック項目	判定	コメント
開始/終了条件が明記	OK/要修正	開始＝申請起票、終了＝承認記録 等
入出力が全処理に紐づく	OK/要修正	入力＝申請、出力＝承認/差戻し
判断条件が文章で明示	OK/要修正	金額＞100万円？ 等
例外/ループが簡潔	OK/要修正	添付不備→再申請 等
承認・職務分掌が表現	OK/要修正	特価時の追加承認 等
線の交差最小化	OK/要修正	必要なら別図・接続子へ
凡例/注記の付与	OK/要修正	記号意味、略語、データ項目

⑦ 最終整理・調整・整形

• 視覚整形 … 整列・等間隔・1画面収まり・凡例/版数明記
• 文言統一 … 時制・略語・表記ゆれの統一
• 版管理 … コード_業務名_v1.0_YYYYMMDD＋変更履歴

業務フロー図の例｜受注から請求まで・問い合わせ対応

書き方のルールを、具体的な業務フローの例で確かめます。ここでは図形の置き方を表にしています。上の行から順に、レーン（担当）・図形・書く文字を置いていけば、そのまま業務フロー図になります。

例1：受注から請求までの業務フロー

レーンは上から「顧客」「営業」「倉庫」「経理」の4本です。始まりは顧客の注文、終わりは請求書の受け取りです。

順番	レーン	図形	書く文字	次へ
1	顧客	端子	注文書を送る	2へ
2	営業	処理	注文を受注システムに登録する	3へ
3	営業	判断	在庫はある？	ある：5へ／ない：4へ
4	営業	処理	顧客に納期を連絡する	入荷後に5へ
5	倉庫	処理	出荷指示に沿って出荷する	6へ
6	経理	処理	出荷の実績から請求書を発行する	7へ
7	顧客	端子	請求書を受け取る	—

描いてみると、在庫が無いときに営業が納期を連絡する流れ（4）が、ほかの担当から見えていないことに気付きます。業務フロー図は、こうした「誰がいつ何をしているか分からない部分」を見つける道具でもあります。

例2：問い合わせ対応の業務フロー

順番	レーン	図形	書く文字	次へ
1	顧客	端子	問い合わせのメールが届く	2へ
2	窓口	処理	受付番号を付けて記録する	3へ
3	窓口	判断	よくある質問の一覧で答えられる？	はい：4へ／いいえ：5へ
4	窓口	処理	回答を送り、記録を完了にする	7へ
5	担当部署	処理	内容を調べて回答案を作る	6へ
6	窓口	処理	回答を送り、よくある質問に追加するか決める	7へ
7	顧客	端子	回答を受け取る	—

判断の図形（3）に「よくある質問の一覧で答えられる？」と、はい／いいえで答えられる問いを書くのがポイントです。「必要に応じて担当部署へ」と書くと、人によって判断が変わってしまいます。経費精算の例はパワポのフローチャートの作り方、倉庫と配送の例は物流業務フロー図の作り方、BPMN という記法で描いた例はBPMN図のサンプル6選で紹介しています。

業務フロー図の作成ツールの選び方

ツール	向いている場面	気を付けること
手書き・付箋	聞き取りの場で、関係者と一緒に流れを組み立てる	清書と保存が別に要る
Excel	社内で誰でも開ける形で、少ない数の業務フローを作る	図形の修正と版の管理に手間がかかる
PowerPoint	説明用の1枚、会議のたたき台	大きな流れや多くの分岐は描きにくい
Visio などの作図ソフト	記号のそろった図をきれいに描く	使える人が限られ、共有に工夫が要る
業務可視化の専用ツール	部署をまたぐ多くの業務フローを、続けて管理・改善する	費用と、使い方を覚える時間が要る

ツールごとの限界は、Excelで業務フローは限界？、パワポのフローチャートの作り方、Visioで業務フローを作る限界とは？で詳しく比べています。業務フローをなぜフローチャートの形で描くのかは、業務フローはなぜフローチャートが有効？をご覧ください。

業務フローが使われなくなる原因と対策

原因	対策	詳しい記事
作っても改善の話し合いに使われない	問題点と時間・件数を図に書き込み、改善の会議で使う	作っても改善につながらない理由
マニュアルとして現場で読まれない	図には流れまでを書き、細かい手順は手順書に分ける	業務フローマニュアルが使われない理由
業務が変わっても直されない	直す担当と見直す時期を決め、版を付けて管理する	業務フローが継続運用されない理由
現場が書くのに協力してくれない	目的と現場にとっての良いことを先に伝え、聞き取りの時間を短くする	現場が協力してくれない

業務フローは、業務の見える化の中心になる道具です。業務一覧表やマニュアルなど、ほかの方法との組み合わせ方は業務の見える化とはで整理しています。

【業務フローの書き方】よくある疑問・FAQ

Q1: どこまで細かく書くべきか？

目的に合わせて粒度を変えます。すべて詳細に描くと肥大化し、読まれません。

• 改善・分析 … 1〜2分で完了する単位まで分割
• 教育・共有 … 「誰が・何を・なぜ」を明示、操作は手順書へ
• 要件定義 … データ項目・入出力・判断条件を詳細化

Q2: 分岐が複雑すぎて見通せないときはどうすれば？

• 方法① … 主経路のみ本流に、例外は別図/注記
• 方法② … サブルーチン化＋接続子
• 方法③ … 分岐表（デシジョンテーブル）で条件管理

Q3: フローと業務マニュアルの使い分けは？

項目	業務フロー	業務マニュアル
目的	業務構造の理解・改善・標準化	具体的操作の再現
内容	処理・判断・入出力の関係	画面、入力項目、注意点
対象者	管理者・改善担当・関係部門	実務担当者・教育担当
形式	図（スイムレーン）	テキスト＋スクショ

Q4: フロー図が古くなる・更新できないという問題への対応

• 更新ルールの文書化 … 改訂トリガーを定義
• 担当者の明確化 … 部門ごとにプロセスオーナー
• 改訂プロセス … 改訂申請→レビュー→承認→公開
• 更新サイクル … 半年/年1回の棚卸し

前回版との比較表を残すとトレーサビリティ確保に有効。

【関連記事】【Excelで業務フローは限界？】作業効率・管理・共有で詰まるポイント

【関連記事】【パワポのフローチャートの作り方】図形とSmartArtの手順、見やすいフロー図のコツと業務フローでの限界

【関連記事】【Visioで業務フローを作る限界とは？】現場で起こりやすい問題を解説

【参考】【RPAツールの比較に役立つ】ベンダーに確認したい５つのポイント（テンプレート付）

Q5: 複数パターン（例外・オプション対応）をどう整理すべきか？

• 方法① … 通常版と例外版を分けて2枚
• 方法② … 共通部分のみ描き、特例は別図
• 方法③ … 条件を表形式で管理

パターン	条件	承認ルート
通常案件	金額100万円未満	営業 → 上長
特価案件	金額100万円以上	営業 → 上長 → 部長 → 経理
OEM案件	顧客指定仕様あり	営業 → 技術 → 品質保証 → 部長

Q6: 業務フロー図とフローチャートは何が違う？

フローチャートは、処理の流れを決まった記号で表す図の書き方そのものです。業務フロー図は、そのフローチャートの書き方を使って、仕事の流れを担当ごとのレーンに分けて表したものです。業務フロー図では「誰の作業か」と「受け渡し」が大切なので、レーンを使う点が、プログラムの処理などを表すフローチャートとのいちばんの違いです。記号の意味はフローチャート記号一覧で確かめられます。

【まとめ】業務フローの書き方のポイント総整理

いかがでしたでしょうか。本記事「業務フローの書き方ガイド」では、業務フロー図の基本構成から、作成手順、図形ルール、テンプレート活用、運用管理までを一貫して解説しました。業務フローは単なる図ではなく、組織の生産性・品質・共有文化を高める設計図です。まずは小さな業務から着手し、見える化→改善→定着のサイクルを実践してください。業務を「描ける状態」にすることが、可視化の第一歩です。