【業務一覧表とは？】作り方・項目例と業務体系表・業務調査票、業務改善への活用方法を解説

一覧表とは、複数の情報を同じ項目でそろえて並べ、一目で見比べられるようにまとめた表のことです。そのうち業務一覧表とは、組織内で行われている業務を体系的に洗い出し、業務名・担当部門・頻度・工数・関連システム・課題などを一覧で整理する表です。業務改善や業務フロー作成を進める前に、まず何の業務が存在するのか、どこまでを対象にするのかを明確にするために使います。

業務一覧表を作る目的は、単に業務を並べることではありません。業務全体を漏れなく把握し、後続の業務フロー作成、業務改善、進捗管理につなげられる粒度で整理することが重要です。

 

 

業務一覧表とは？何を整理する表なのか

業務一覧表は、会社や部門の業務を階層化して整理するための表です。大分類・中分類・小分類のように業務を分解し、どの業務を誰が、どの頻度で、どのようなシステムや帳票を使って実施しているかを整理します。

業務一覧表があると、業務フローを作成する単位をそろえやすくなります。逆に、業務一覧表がないまま個別に業務フローを書き始めると、粒度がばらつき、同じ業務を重複して書いたり、重要な業務を漏らしたりしやすくなります。

業務の棚卸し全体の進め方は、業務の棚卸とは？進め方・項目・失敗しやすいポイントを解説でも整理しています。業務一覧表は、その棚卸し結果をプロジェクトで使える形に整える成果物と考えると分かりやすいです。

 

業務整理とは？業務一覧表との関係

業務整理とは、部署や担当者が行っている仕事を洗い出し、手順・担当・使うデータをそろえて、重複やムダ、人によるやり方の違いを見つけることです。業務一覧表は、その業務整理を進めるときの「整理表（フォーマット）」の役割を持ちます。

やること	使う表・図	この段階で分かること
業務を洗い出す（棚卸し）	業務調査票	どんな業務が、誰に、どれだけあるか
業務を整理する	業務一覧表	重複・ムダ・担当の偏り、まとめる・なくす業務
流れを見える化する	業務フロー図	受け渡し・判断・待ちなど、手順の中の課題

業務一覧表で全体を整理してから業務フローを描くと、描く単位がそろい、改善すべき業務を選びやすくなります。

業務一覧表に入れる主な項目

業務一覧表に入れる項目は、利用目的によって変わります。ただし、業務可視化や業務改善の土台として使うなら、最低限次の項目を整理しておくと後工程で活用しやすくなります。

最初から項目を増やしすぎると、現場入力の負担が大きくなります。まずは業務の全体像を押さえる項目に絞り、改善や進捗管理に使う段階で必要項目を追加する進め方が現実的です。

 

業務一覧表の作り方5ステップ

業務一覧表は、現場に自由記述で業務名を集めるだけでは精度が上がりません。全体構造と現場実態を両方確認しながら、次の順で作成します。

1. 対象範囲を決める: 会社全体、特定部門、特定業務など、一覧化する範囲を明確にします。
2. 業務体系を仮置きする: 組織図や既存規程をもとに、大分類・中分類・小分類を整理します。
3. 現場業務を洗い出す: アンケートやヒアリングで実際の作業、例外処理、関連資料を集めます。
4. 粒度をそろえて統合する: 同じ意味の業務をまとめ、細かすぎる作業と大きすぎる業務を調整します。
5. 業務フロー作成対象を決める: 重要度、課題、関係部門、工数を見て、どの業務から可視化するか決めます。

この流れで作ると、業務一覧表が単なるリストではなく、業務フロー作成や改善活動の優先順位を決める判断材料になります。

 

業務一覧表作成の為の２つのアプローチ

業務一覧表の作成においては、網羅性と体系性を両立させることが重要です。そのため、以下の2つのアプローチを組み合わせることで、より精度の高い業務一覧表を作成することが可能となります。

【詳しくはこちら】【システム刷新の“ベンダー丸投げ”が危険な理由】業務可視化で交渉力を持つ

トップダウン分解

トップダウン分解アプローチは、業務一覧表作成において、対象とする業務範囲を構造的に捉えるための手法です。まず、全体像を把握し、上位レベルから段階的に業務を整理していきます。この際、一般的には組織体系を基盤として活用し、部署や部門といった大きな単位から、さらに詳細な業務へと分解していきます。

このプロセスで作成される成果物は「業務体系表」と呼ばれ、主に業務可視化プロジェクトの推進事務局が中心となって作成を主導します。これにより、業務の階層構造が明確になり、後続のボトムアップ合成で現場からの情報を整理する際の基準となります。このアプローチは、包括的な視点から業務全体を俯瞰し、漏れなく網羅するための重要なステップと言えます。

業務体系表とは・作り方

業務体系表とは、部署の機能（職務分掌）を書き出し、その「あるべき機能」を2〜3段階に分けて、業務の分類を階層で整理した表です。あらかじめ部署ごとに業務体系表を作り、大枠となる業務の細かさと分類を決めておくと、現場から集めた業務を取りまとめるときに漏れやばらつきを防げます。

似た機能を持つ部署がいくつかある場合は、できる限り分類のしかたを共通にしておくと、後で業務フローを使い回したり、共通の業務を標準化したりしやすくなります。

ボトムアップ合成

現場担当者にアンケートやヒアリングを実施し、実際に行われている業務や作業を詳細に列挙していきます。この業務一覧表作成のアプローチでは、個々の実務に焦点を当て、現状を網羅的に把握することを目指します。

現場の声を直接反映させることで、業務の棚卸しにおける漏れを防ぐことが期待できます。集められた多数の業務や作業の中から、業務一覧表の粒度を揃えるために、共通するものをグループ化してまとめ上げていきます。

このプロセスで作成される成果物は「業務棚卸表」と呼ばれます。この「業務棚卸表」は、実際の業務実態を正確に反映した、業務一覧表の基盤となる重要な資料となります。

業務調査票（調査表）とは｜業務量調査のテンプレートに入れる項目

対象の部署や人数が多い場合、プロジェクトの担当者が全員に聞き取りをするのは現実的ではありません。そこで、アンケートのような形で担当者一人ひとりに業務調査票を書いてもらい、部署ごとに取りまとめてもらいます。業務調査票とは、担当者に自分の受け持っている業務を書き出してもらうための記入用紙で、「調査表」と書かれることもあります。頻度や時間まで書いてもらうと、そのまま業務量調査にも使えます。

業務量調査のテンプレートとして使う場合は、次の項目を列にしておくと、回収後の集計が楽になります。

項目	書いてもらう内容	記入例
業務名	担当している業務の名前（社内で通じる呼び方）	請求書の発行
業務の概要	何を受け取り、何をして、何を渡すか	出荷データを受け取り、請求書を作って送付する
頻度	日次・週次・月次・随時など	月次（月末）
1件あたりの時間	1件を処理するのにかかるおおよその時間	5分
月の件数	1か月に処理するおおよその件数	120件
使うシステム・帳票	作業で使うシステムやファイル	販売管理システム、請求一覧のExcel
前後の業務・関係部署	誰から受け取り、誰に渡すか	出荷担当から受け取り、経理へ渡す
困っていること	手戻り・待ち時間・特定の人しかできない作業など	宛先の修正依頼が月に数回ある

「1件あたりの時間 × 月の件数」で業務ごとの月間の工数が出るため（記入例なら月10時間）、どこに手間がかかっているかを数字で比べられます。最初から細かく書いてもらう必要はなく、まずは業務名・頻度・時間の3つだけでも集めると、業務の全体像と負荷の偏りが見えてきます。

業務調査のポイント

• 項目は選択式を増やす：自由に書く項目は、答える側にも取りまとめる側にも負担がかかる。役職や今の部署での年数も集めておくと、同じ名前の業務の違いを見分けやすい
• 目的に合う項目だけを足す：改善が目的なら今のシステムや手順への不満や要望、人員の見直しが目的なら工数、のように目的に合う項目を足す。「あったほうが良い」程度の項目は負担を増やすだけになる
• 記入見本を付けて、上長から配る：設問の意味が伝わらないと、意図した答えが返ってこない。事務局から直接ではなく上長を通して配ると、記入が後回しにされにくい
• 書き出す軸を示す：日・月・年の時間の軸や、扱う商品・サービスの軸を示し、帳票の現物や手書きのメモ、予定表も見ながら書いてもらうと、隠れた業務の漏れが減る

目的に応じて追加する項目の例（緑色の部分が追加の項目）です。

これら2つのアプローチによって作成された「業務体系表」と「業務棚卸表」を照合することで、洗い出しの漏れを確認し、業務一覧表の精度をさらに高めることができます。

また、業務の体系は「大分類・中分類・小分類」のように、統一された粒度で整理することで、後続の業務フロー作成などの工程がスムーズに進むようになります。これは、業務一覧表の基本的な構成要素とも言えます。

業務調査票の取りまとめと、抜け・漏れ・ダブりの確認

回収した業務調査票は、部署ごとに取りまとめます。同じ業務でも、書かれた業務の名前・分類・細かさ・言葉は担当者ごとに違うことがよくあります。取りまとめの責任者は、必要に応じて記入者に確かめながら、名前と細かさをそろえ、業務体系表の分類に沿って一覧に整理します。同じ名前の業務を機械的にまとめると漏れの原因になるため、中身を確かめてからまとめます。細かさの違う業務が多い場合は、無理にまとめずに階層を増やすほうがよいこともあります。

一覧に整理したら、トップダウン（業務体系表）とボトムアップ（業務調査票）の両方から、抜け・漏れ・ダブりを確かめます。

見つかったこと	考えられる原因
業務体系表にある分類が、業務調査票に見当たらない	業務調査の漏れ、または業務体系表の分類の誤り
業務調査票の業務（新しい業務・取引先ごとの対応など）が、業務体系表の分類に見当たらない	業務体系表の漏れ、または本来は無いはずの業務（担当外・禁止の業務など）がある
業務体系表では同じ分類なのに、書かれた業務にばらつきがある	業務調査の漏れ、または実際には違う業務（分類の見直しが必要）

業務一覧表の活用

業務一覧表を作成することで、業務が体系的に洗い出され、業務フローを作成する単位が明確になります。この業務一覧表は、単に業務を列挙するだけでなく、プロジェクトの目的に合わせて項目を追加することで、さらに多角的に活用することが可能です。

【参考】【現場が協力してくれない】業務可視化プロジェクトを立て直す7つの方法

進捗管理表

業務一覧表に以下の項目を追加することで、業務フロー作成の進捗管理表として活用できます。これは業務可視化プロジェクトにおいて非常に重要な機能であり、業務一覧表の完成後に追加しても問題ありません。この業務一覧表を基盤とすることで、プロジェクト全体の進捗状況を正確に把握し、遅延や課題の早期発見に繋げることができます。

• 作成対象（作図要否）: どの業務について業務フローを作成する必要があるかを明確にします。
• 作成担当者: 各業務フローの作成責任者を特定します。
• レビュー者: 作成された業務フローの品質を保証するためのレビュー担当者を指定します。
• 作成開始日: 各業務フローの作成に着手する日付を記録します。
• 作成完了日: 各業務フローの作成が完了した日付を記録します。
• 進捗度: 現在の作成状況をパーセンテージなどで示し、全体の進捗を把握します。

この業務一覧表に基づいた進捗管理は、プロジェクトの透明性を高め、関係者間の連携を円滑にするための強力なツールとなります。業務一覧表の正確な更新が、プロジェクト成功の鍵を握ります。

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業務改善

業務一覧表は、単に業務を洗い出すだけでなく、業務改善の検討ベースとしても非常に有効です。業務一覧表に以下の項目を追加し、業務属性を整理することで、具体的な改善策の立案につなげることができます。

• 業務の性格（定型/非定型）: 業務がルーチンワークか、それとも状況に応じて判断が必要かなどを分類します。
• 業務スキル（一般/専門性）: その業務遂行に必要とされるスキルが、一般的なもので良いのか、特定の専門知識が必要なのかを定義します。
• 必要習熟度（求められる経験年数）: その業務を一人前に行うために、一般的にどの程度の経験年数が必要とされるかを推定します。

これらの項目を整理することで、例えば、定型業務で一般スキルで対応可能、かつ短期間で習熟できる業務を特定できます。

こうした業務一覧表の分析結果は、人材配置の最適化（例：正社員から派遣社員への切り替え）や、アウトソーシングの検討など、具体的な業務改善活動の基礎データとなります。

業務一覧表を活用することで、より効率的で効果的な業務改善を実現することが可能になります。

 

よくある質問

業務一覧表と業務フローの違いは何ですか？

業務一覧表は、存在する業務を一覧で整理する資料です。一方、業務フローは、個別業務の手順や部門間の受け渡しを図で表す資料です。先に業務一覧表で対象業務を決め、その後に必要な業務フローを作成する順番が基本です。

業務一覧表はExcelで作っても問題ありませんか？

初期の洗い出しや小規模プロジェクトであればExcelでも作成できます。ただし、複数部門で更新し続ける場合や、業務フロー・手順書・規程と連携させる場合は、版管理や更新責任を明確にしておく必要があります。

業務一覧表を作るときに失敗しやすい点は何ですか？

粒度がそろわないことです。ある行は部門全体の大きな業務、別の行は担当者単位の細かい作業になっていると、改善優先度や業務フロー作成対象を判断しにくくなります。

業務一覧表は誰が作成すべきですか？

推進事務局が全体設計を行い、現場部門が実態を補足する分担が現実的です。事務局だけで作ると現場実態が漏れやすく、現場だけに任せると全体の粒度や分類がばらつきやすくなります。

【まとめ】業務一覧表は業務改善と業務フロー作成の土台

業務一覧表は、業務可視化プロジェクトにおいて、その後の工程の成否を左右する極めて重要な成果物です。業務一覧表の精度が低いと、プロジェクト後半で本来可視化されるべき業務が見落とされていた、といった事態に陥りかねません。そうなると、手戻りが発生し、プロジェクトメンバーや関係部署の再調整が必要となり、プロジェクト全体の遅延やコスト増加に繋がる可能性があります。

業務可視化プロジェクトでは、どうしても業務フローの作成に意識が集中しがちですが、業務一覧表の作成も業務フロー作成と同等に重要であるという認識を持つことが、プロジェクトを成功に導く鍵となります。精度の高い業務一覧表を作成することで、体系的な業務把握が可能となり、効率的な業務改善や生産性向上への道が開かれます。網羅性と正確性を追求した業務一覧表の作成を心がけましょう。