【BPM（ビジネスプロセスマネジメント）とは？】意味とメリット、BPRとの違い、進め方5段階と例をわかりやすく解説
BPMとは、ビジネスプロセスマネジメント（Business Process Management）の略で、業務プロセスを見える化し、分析・改善し、その結果を確かめて、また改善する、という流れを続けて回す管理の手法です。プロセスマネジメントとも呼ばれます。一度だけの改善で終わらせず、業務のやり方を変化に合わせて直し続けることがポイントです。RPA や AI など業務の自動化とあわせて語られることも増え、改めて注目されています。この記事では、BPM の意味と BPR・BPMS との違い、なぜ重要なのか、メリットと注意点、進め方（BPM のライフサイクル）、経費精算の例、BPM を支えるツールまでを、基本から説明します。
- BPM（ビジネスプロセスマネジメント）とは何か、BPR・BPMS との違い
- BPM が重要な理由と、3つのメリット・注意点
- BPM の進め方（5つの段階のライフサイクル）と経費精算の例
- BPM を支えるツールの種類
BPM（ビジネスプロセスマネジメント）とは何か？
BPMとはBusiness Process Management：ビジネス・プロセス・マネジメントの略称です。
以前はBPMの前身である、マイケル・ハマーが生み出した、BPR（Business Process Reengineering：ビジネス・プロセス・リエンジニアリング）という言葉が使われていました。ただ、BPRには継続的な改善の意味合いは含まれていない為、BPMという言葉が現在主流になっています。
BPMとは具体的に説明すると、業務プロセスの可視化、業務のムダやボトルネックを発見し、業務プロセスを最適化する事です。端的に言えば、「現状の業務プロセスを見直し、より良い姿へと改善していくこと」です。
BPRとの違い
| BPM（ビジネスプロセスマネジメント） | BPR（ビジネスプロセスリエンジニアリング） | |
|---|---|---|
| 考え方 | 業務プロセスを継続して見直し、少しずつ良くする | 業務プロセスを根本から作り直す |
| 期間 | 終わりが無く、回し続ける | 一定の期間で行う、大きな変革のプロジェクト |
| 変える幅 | 小さな改善の積み重ね | 組織や仕組みを大きく変える |
| 向いている場面 | 今の業務を良くし続けたい | 今のやり方では限界があり、抜本的に変えたい |
BPR で大きく作り直した業務も、その後は BPM で直し続けないと、すぐに実態とずれていきます。2つは対立するものではなく、組み合わせて使う考え方です。
プロセスマネジメントとは
プロセスマネジメントとは、結果だけを管理するのではなく、結果を生み出す途中の流れ（プロセス）を管理して、良い結果が続けて出るようにする考え方です。たとえば「売上」という結果だけでなく、「問い合わせから見積までの日数」「見積から受注までの割合」といった途中の数字を見て、流れのどこを直すかを決めます。BPM は、このプロセスマネジメントを会社の業務全体に当てはめたものと言えます。
BPMとBPMSの違い
BPMは業務のやり方を継続して見直す「取り組み・考え方」で、BPMS（ビジネス・プロセス・マネジメント・システム）はその取り組みを支える「ITの仕組み」です。BPMSがなくても、業務フロー図と定期的な見直しの場があればBPMは始められます。
| 項目 | BPM | BPMS |
|---|---|---|
| 何か | 業務プロセスを可視化・分析・改善し続ける管理の手法 | 業務プロセスの設計・実行・監視を行うソフトウェア |
| 主な中身 | 現状の業務フロー、課題の洗い出し、改善の計画と効果の確認 | プロセスの図の作成、ワークフローの自動実行、処理時間や件数の集計 |
| 担い手 | 業務部門と改善の推進役 | 情報システム部門や導入ベンダー |
| 始めどき | 業務の全体像をつかみたいとき、すぐに始められる | BPMで流れと課題を整理し、システムで管理したい範囲が決まってから |
BPMSを選ぶ前に業務フローを整理しておくと、システムに載せる範囲や、処理時間・差し戻し件数などの測る指標（KPI）を決めやすくなります。
なぜBPMが重要なのか？
一体、なぜBPMが重要なのでしょうか？
その大きな理由としては、日々変化するビジネスの中で、業務の課題を素早く見つけ、最適化していく事が企業の経営にとって必要不可欠だからです。企業の事業は多くの業務の繋がり(業務プロセス)から出来ており、それぞれの業務の改善を行うことによって、結果的に売り上げの向上であったり、事業全体の最適化を図ることが可能です。BPMの必要性が高まってきた背景には以下のような要因が考えられます。
例えば、働き方改革です。この法案の施行により、既存の働き方の見直しが求められている昨今、企業には目先の業務時間の短縮だけではなく、業務のプロセス自体の分析し、効率化・最適化する、業務改善の必要性が以前にも増してきました。
また企業のグローバル化も例として挙げられます。グローバル化により、多国籍な従業員が増えた為、それぞれの業務の標準化を行って行く必要性が以前にも増してきた事も理由の一つであります。
このような外的要因やめまぐるしく変化する市場に適応しながら経営を行っていくにあたって、既存の業務や業務の流れが果たして適切なのか？より改善できる点はないのか？考えていく事が市場の中で生き残って行くうえで重要なのです。
また、以下のような理由も挙げられます。
【こちらもご覧ください】【現場が協力してくれない】業務可視化プロジェクトを立て直す7つの方法
業務全体の可視化をしないと、業務改善に繋げられない。
BPMでは、PDCAのサイクルで業務改善を回していきますが、まずはじめにやらないといけない事が「業務の可視化」です。どの業務も様々な業務プロセスが絡み合って構成されている為、それらをまずは可視化し、全体像を把握しなけしなければ、問題点の把握や改善といった次のアクションに繋げることができません。業務の可視化を行い、現状の業務のプロセスの流れ、それぞれにかかる工数や人数といった事を認識するところから、業務改善は始まります。しかし、ここが行えていない日本の企業が以外にも多いのです。
特に日本は縦割り組織で、部をまたいだプロセスの全体像が不明確な点が多々あるので、尚更、可視化を通じて業務の全体像を明確にしておく必要性があります。
業務の標準化を行わないと、やがて組織としてのリスクに
業務の標準化と言うと、いわゆるさまざまな人がいる中での、共通認識を得られる地図のようなものです。
日本では長い間、個人の裁量に任せた属人的な仕事のやり方をしてきました。それは日本人が持つ職人意識であったり、阿吽の呼吸で仕事が上手く回せられる日本人の性質に起因する部分が多いと思われます。しかし、その人ありきな仕事のやり方は、いつまでも特定の社員のスキルに依存してしまう為、やがて組織としてのリスクに変わります。
その為、業務を標準化し、誰がその業務を行ったとしても同じようなアウトプットが出せるような制度の設計は必要不可欠なのです。
このように目先の経営改善だけではなく、業務プロセスの改善という根本的な改革を行うことによって、より組織の効率化・最適化に繋げていく事がいま日本の企業に求められていることなのかもしれません。
BPMを行うメリット
自社業務の全体像を掴むことができる
自社の業務の可視化を行うことによって、他部門を横断した自社全体を俯瞰する事が出来ます。日本は、縦割り組織の為、部をまたいだプロセスの全体像が不明確な点が多々あるので、そこがクリアになると社員同士のコミュニケーションもとりやすくなるでしょう。
業務の問題のボトルネックを発見する事が出来る
既存の業務の洗い出しをする中で、どこが業務の根本的な問題なのかを明らかにする事が出来ます。例えば、ある業務の処理時間が長すぎる原因の理由は、その業務を行う人数が少ないだけではなく、部門間で情報のやり取り・確認作業が都度発生している為、時間のロスが生まれている可能性があることも考えられます。
このように業務プロセスを洗いざらいする中で、今まで見えてこなかった潜在的な業務の問題が明らかになってくる事があります。
【参考】【RPA×経理業務】業務の可視化で業務自動化をスムーズに
業務の自動化ツールを安価で導入が可能になる
業務の可視化を行い、継続的に改善を続けていけば、もし何か新しく業務の自動化ツールの導入を行うとなった際にも、安価で導入が可能です。なぜなら、どこまでが人間が行い、どこまでをロボット等で自動化するのかという棲み分けが既に出来ているからです。現状、よく自社のプロセスを理解せず、業務自動化ツールの導入が目的になってしまい、結果、ツール導入の予算オーバーや野良ロボット化で頭を抱える企業も少なくありません。その為、業務を予め可視化し、どこを自動化したいのか、できるのかをはっきりさせる事はとても重要なことです。
BPMの進め方（5つの段階のライフサイクル）
BPM は、次の5つの段階を繰り返して進めます。最後の段階で見つかった課題を、また最初の段階に戻して直していくのが BPM の特徴です。
可視化する（現状の把握）
今の業務プロセスを業務フローに描き、担当・時間・件数・使うシステムを書き込みます。BPM はここから始まります。
分析して、あるべき姿を設計する
待ち・差し戻し・二重入力などの問題点を見つけ、改善した後の業務プロセスを描きます。何を測るか（処理日数・差し戻し率など）もここで決めます。
実行する
新しいやり方を手順書や教育で現場に広げ、必要ならシステムやワークフローの設定を変えます。
測って、確かめる（監視）
決めた数字を定期的に集め、改善の効果が出ているか、新しい問題が起きていないかを確かめます。
見直して、次の改善へ
結果をもとに業務フローを直し、次に取り組む課題を決めます。ここで最初の段階に戻り、サイクルを回し続けます。
例：経費精算の業務にBPMを当てはめると
| 段階 | やったこと（例） |
|---|---|
| 可視化 | 申請から振り込みまでの業務フローを描くと、申請から振り込みまで平均12日かかり、申請の約2割が差し戻されていた |
| 分析・設計 | 差し戻しの理由の多くが「領収書の添付漏れ」と「勘定科目の誤り」だったため、申請画面に必須の項目と選び方の説明を足す案を作った。測る数字は処理日数と差し戻し率にした |
| 実行 | 申請画面を直し、申請者向けに記入例を配った |
| 監視 | 毎月、処理日数と差し戻し率を集めた |
| 見直し | 差し戻しは減ったが、上長の承認待ちが新たな待ちとして目立ったため、次の改善の課題にした |
このように、一つの改善が終わると次の問題が見えてきます。その問題を拾い続ける仕組みが BPM です。業務フローの描き方は業務フローとは？業務フロー図の書き方、業務プロセスを国際標準の記号で描く方法はBPMNとはで解説しています。
BPMの注意点と、うまく進めるポイント
- ツールから入らない：BPMS を先に入れても、業務プロセスが見えていなければ、何を管理すればよいか決められない
- 業務プロセスの持ち主を決める：業務プロセスごとに責任者（プロセスオーナー）を決め、改善と更新を任せる
- 測る数字を絞る：処理日数・件数・差し戻し率など、改善の効果が分かる数字を2〜3個に絞る
- 小さく回し始める：一つの業務でサイクルを回して成果を見せてから、ほかの業務へ広げる
業務プロセスとは何か、全体像のつかみ方は業務プロセスとは、改善したやり方をそろえて定着させる方法は業務標準化とはで解説しています。
BPMを支えるツールの種類
| 種類 | できること | 向いている段階 |
|---|---|---|
| 業務可視化（モデリング）ツール | 業務フローや業務プロセス図を描き、関連する文書とつないで管理する | 可視化・分析・設計 |
| ワークフロー型の BPMS | 設計した業務プロセスに沿って、申請や承認をシステムで流す | 実行 |
| プロセスマイニング | システムの記録から、実際の業務の流れや時間を自動で描き出す | 監視・見直し |
最初から全部をそろえる必要はありません。まずは業務フローを描いて共有し、定期的に見直す場を作るだけでも BPM は始められます。
BPMについてよくある質問
【まとめ】BPMは業務プロセスを改善し続ける仕組み
- 自社業務の全体像を俯瞰して見る事が出来る
- 業務の問題のボトルネックを発見する事が出来る
- 業務の自動化ツールを安価で導入が可能になる
- 可視化 → 分析・設計 → 実行 → 監視 → 見直し、の5つの段階を回し続ける
- BPR は根本から作り直す取り組み、BPM は改善し続ける取り組み。組み合わせて使う
BPMという言葉の意味や、それらが何故重要なのかお分りいただけたでしょうか？
業務改善のスタートはこのBPMにあるということを是非お見知り置きください。
