「内部統制3点セットの作成・メンテナンスに、 大切な時間と労力を費やすのは、もう止めませんか? 」

導入実績2,000社を超える専用ツールを使って、 3点セットの面倒な管理に終止符を！

【目次】
・J-SOXが始まって10年以上、内部統制3点セットの運用が滞るケースも
・顕在化する内部統制3点セットの運用に関する課題
・内部統制担当者の悩みを解決するSOX+活用のススメ

J-SOXが始まって10年以上、非効率な運用

2006年6月に金融商品取引法が成立した際に規定された「内部統制報告制度」（以下、J-SOX）。その適用から10年以上が経過した現在、内部統制の「3点セット」に関して、人材不足や運用ツールを起因とする課題が顕在化してきています。

3点セットとは、内部統制を把握・評価するためのツールとして用いられている「業務フローチャート」「業務記述書」「リスクコントロールマトリクス（RCM）」の3つの文書の総称です。財務報告に関わるあらゆる業務プロセスを把握して、財務に関わるリスクとその統制（コントロール）を明確にするために用いられます。

3点セットは毎年、現状の組織体制や業務プロセスに即しているかどうかを確認する必要があります。組織体制や業務に変更があれば、内容を見直し（メンテナンス）をしなければなりません。特に企業を取り巻く環境の変化が早くなってきている昨今では、企業合併や業務の移管などで新たに組織や業務が追加される場合は、以前より多くなってきています。また、システムの刷新やＲＰＡの導入などによる業務の見直しが行われ、業務フローが一変してしまうこともあります。それに合わせて内部統制の対象となる業務の追加や入れ替わりも多くなり、業務フローの大幅な変更により、3点セットの修正や新規作成の作業も増えてきています。。

顕在化する内部統制3点セットの運用に関する課題

では実際、内部統制の3点セットの運用に関して、どのような課題が見られるのか。人材に起因するものとして、以下のような課題が挙げられます。

【課題1】J-SOXが開始してから10年という年月が経過しており、初期の運用のままで、非効率になっている。

【課題2】人員削減により担当者が足りなくなってしまった。

【課題3】働き方改革やリモートワークの拡大により、従来の作業内容の改善が必要になってきている。

【課題4】業務が属人化しているため、運用担当者の異動ができない。一方、運用ツールに起因するものとしては、以下のような課題が見られます。

【課題5】10年以上前に導入した運用ツールの販売やサポートの終了により、システムの継続利用が難しい。

【課題6】WordやExcelによる3点セットの追加・メンテナンス作業に限界を感じている。

内部統制担当者の悩みを解決するSOX+活用のススメ

このような内部統制3点セットの運用に関する課題を解決するためのツールとして、サン・プラニング・システムズでは、SOX+（ソックスプラス)の活用を提案しています。

SOX+は、業務フローチャートを作成・メンテナンスすることに特化したBPM（ビジネスプロセスマネジメント）ツール「iGrafx」をベースに、内部統制3点セットの作成・メンテナンス機能を追加した内部統制文書化専用ツールです。業務フローチャート、業務記述書、リスクコントロールマトリクスという内部統制3点セットを簡単に、素早く作成・メンテナンスすることができます。また、オプションを追加することで、整備評価・運用評価の評価シートの作成と評価結果を管理することもできます。

すでに国内2,000社以上で導入されており、銀行業におけるシェアは約50%（サン・プラニング・システムズ調べ）、上場企業の約1/4（サン・プラニング・システムズ調べ）におよびます。

では、具体的に内部統制3点セットの運用に関する課題に対して、SOX+がどのように解決へと導くことができるのか見ていきましょう。

【ポイント1】生産性の大幅な向上が期待できる優れた操作性

SOX+は操作性に優れ、直感的な作業が可能です。WordやExcelの操作ができれば、1日程度の研修で実務レベルの操作を身につけることができますので、担当者が変わってもツールが使いこなせずに運用が滞るということはありません。また、社内での引き継ぎもスムーズに行うことができます。。

実際に3点セットを作成・メンテナンスする作業において、大幅な生産性の向上が見込まれます。これまでの実績では、1日間かかっていた作業が1～2時間で済むようになり、メンテナンス作業の効率が約10倍向上したという例も報告されています。

たとえば、業務フローチャートの作成・メンテナンスに関して、図形を追加・削除したい場合、Excelでは図形間をつないでいる矢印線を一旦削除し、新たにつなぎ直さなければならず、その後の調整も非常に面倒です。SOX+では、そのような業務フローチャートの修正はとても簡単に行うことができます。

【デモ動画の視聴はこちらから】
https://www.youtube.com/watch?v=gJtalXcsrPk&t=140s&ab_channel=spsbpm

iGrafxなら、どんなに大きなフローでも図形の選択漏れもなく確実で簡単に描画スペースを追加することができます。

【ポイント2】3点セットの完全な整合性維持

SOX+の最大の特徴と言えるのが、各文書間で関連するさまざまな情報の整合性を完全に保持したメンテナンスができるという点です。業務フローチャートを修正するだけで、業務記述書とリスクコントロールマトリクスにも反映できます。

また、業務記述書の内容やRCMの内容を直接修正して業務フローチャートに取り込むこともできますので、3点セットのメンテナンスにかかる時間や手間が大幅に削減されます。

その効果は大きく、例えば、従来1か月間かかっていた文書更新作業が2～4日間で済むようになった例も報告されています。最小限の人数と期間で3点セットのメンテナンスができるようになると同時に、3点セットの品質や正確性の向上、そして運用コストの削減も期待できます。

【ポイント3】他社の内部統制ツールからのデータ移行も可能

サポート終了となった、他社の内部統制ツールからの移行時に発生するデータ移行も専門スタッフがデータの変換作業（有償）を行います。

【ポイント4】監査法人によって異なる項目や帳票フォーマットにも対応

監査法人によって異なる項目や帳票フォーマットに対して、カスタマイズして合わせることができます。

コロナ禍、DXと内部統制業務の効率化

内部統制が始まってから10数年が経過しており、作業の見直し、効率化がされずに同じ運用をしていきている企業が多く見られます。
コロナ禍の中、多くの企業がテレワークを進め、押印や受発注は電子化・ペーパレス化が進んでいます。このようなデジタル化、ペーパレス化はDXでさらに進んでいきます。このような業務のデジタル化は内部統制の業務プロセ統制にも大きく影響を及ぼします。
今まで変更が少なかった業務がここ数年で大きく変わってきています。今後はさらに変わっていくでしょう。
それにより、3点セットの変更が毎年必要になり、その業務負荷は大きく、特に従来の表計算ソフトを中心としたオフィスツールで作成されている企業では、その負荷がさらに大きくなります。
コロナ禍やDXで業務が大きく変わる中、内部統制業務にも効率化することが求められます。

◆内部統制文書化ツール『SOX+（ソックスプラス）』 の製品に関してはこちら