フローチャートのメリットは、業務の手順、担当、判断分岐、問題の発生箇所を見える形で共有できることです。特に業務フローを整理する場面では、口頭説明や箇条書きだけでは伝わりにくい「流れ」と「受け渡し」を一枚の図で確認できます。
この記事では、フローチャートを使うメリットを、業務可視化・標準化・改善の観点から整理します。すでに業務フローを書いている方も、これから作成する方も、フローチャートを使う意味を確認する材料にしてください。
先に結論
- フローチャートは、業務手順と判断分岐を視覚的に整理できるため、抜け漏れを発見しやすくなります。
- 部門や担当者の受け渡しを共有できるため、認識違いや責任範囲の曖昧さを減らせます。
- 業務改善では、どこで滞留・手戻り・二重作業が起きているかを検討しやすくなります。
フローチャートとは？業務フローとの関係
フローチャートとは、処理、判断、入力、出力、担当部門などを記号や線で表し、作業の流れを視覚化する図です。業務プロセスを表す場合は、業務フロー図や業務フローチャートと呼ばれることもあります。
業務フローでは、単に作業を順番に並べるだけでなく、誰が担当するのか、どこで判断が分かれるのか、どの部門へ引き継ぐのかを整理します。基本的な書き方を確認したい場合は、フローチャート（フロー図）の書き方ガイドも参考になります。
フローチャートを作成するメリット
フローチャートのメリットは、業務を図にすることで関係者が同じ前提で話せるようになる点にあります。主なメリットは次の通りです。
| メリット | 内容 | 活用場面 |
|---|---|---|
| 手順が明確になる | 作業の順番、判断、戻りを視覚的に確認できる | マニュアル化、教育、引継ぎ |
| 役割分担を共有できる | 誰が何を担当するか、部門間の受け渡しが分かる | 部門横断業務、承認フロー |
| 抜け漏れを発見しやすい | 例外処理や確認工程が不足していないか確認できる | 業務整理、内部統制 |
| 改善点を検討しやすい | 滞留、重複、手戻り、属人化を見つけやすい | 業務改善、BPR |
フローチャートの種類や表記法を使い分けたい場合は、フローチャート（フロー図）の種類一覧もあわせて確認すると、目的に合う表現を選びやすくなります。
フローチャートが向いている場面・向かない場面
フローチャートは便利ですが、すべての情報整理に向いているわけではありません。業務の流れや判断分岐を示したい場合には有効ですが、日程管理やアイデア整理だけなら、ガントチャートやマインドマップの方が適していることもあります。
- 向いている場面: 事務処理、承認、問い合わせ対応、受発注、部門間の引き継ぎなど、順序と判断がある業務
- 向かない場面: 単なるタスク一覧、期限管理、アイデア発散、数値分析そのもの
つまり、フローチャートは「業務の流れ」を共有したいときに力を発揮します。何を見える化したいのかを先に決めてから使うことが重要です。
「可視化」のメリットを考える
フローチャートのメリットを考える前に、まずは身近な可視化のメリットを考えてみます。日々、仕事をしている上で皆さん自身が可視化しているもの、何がありますでしょうか？例えば以下のようなものが挙げられます。
TODOリスト
仕事の段取りが良くなり、漏れが無くなる
ガントチャート
複数の人で共有し、関係者の役割・目標を明確にする
マインドマップ
俯瞰的に捉えることで広い視野をもって考えることができる
日々の仕事において様々な場面で可視化を行っており、これ以外にもあらゆる情報を可視化して仕事を遂行しています。
可視化の特長
TODOリストが無かったとしても仕事はできます。ガントチャートが無くても、プロジェクトを進めることはできます。しかしながらこのような可視化を行っている人は確実にいます。
では、なぜやっているのでしょうか？
それは可視化をすることで 「仕事の生産性が高まる」 からです。
可視化をした方が確実に仕事の成果に違いができます。このことをわかっている人は自ら、あらゆる仕事の場面で、それこそ当たり前に可視化を活用されています。
フローチャートのメリットを考える
では、改めてフローチャートのメリットを考えていきましょう。実はフローチャートは、前述した身近な可視化の特長である「段取り」「共有」「俯瞰」の３つを兼ね備えています。
1.処理手順の明確化
業務フローチャートであれば、仕事の手順を明確に表すことができ、結果として仕事の段取りを良くします。事務処理の整理、標準化をする際に良くフローチャートが活用されているのはこれが理由になります。
2.相互理解の促進
業務フローチャートの特徴に、スイムレーン（部門）表現があります。このフローでは左側の顧客、営業など。これにより、誰が何をすべきか曖昧さを排除した仕事の流れを表現できるようになります。複数関係者で仕事を遂行する上では、それぞれの責任範囲を明確にして共有することで、お互いに協力して仕事を進めることができます。
3.業務改善の推進
業務フローチャートにより、仕事全体の流れがわかるようになります。業務を俯瞰することで、業務上問題が発生した際（例：顧客への資料誤発送等）、問題の発生個所のみならずその原因を追究し、根本原因に対する検討、対処ができるようになります。
よくある質問
フローチャートを作る一番のメリットは何ですか？
業務の流れを関係者が同じ図で確認できることです。作業順序、担当、判断分岐、受け渡しが見えるため、口頭説明だけでは起きやすい認識違いを減らせます。
フローチャートは業務改善にどう役立ちますか？
滞留、二重作業、手戻り、承認待ち、属人化している工程を見つけやすくなります。改善案を出す前に、現状業務を共通認識にする資料として役立ちます。
フローチャートとマニュアルはどちらを先に作るべきですか？
業務全体の流れが曖昧な場合は、先にフローチャートで流れを整理する方が進めやすいです。その後、各工程の詳しい操作や注意点をマニュアルに落とし込むと、粒度がそろいやすくなります。
フローチャートを作るときの注意点はありますか？
細かく書きすぎないことです。すべての操作を一枚に詰め込むと読みにくくなります。まずは業務の大きな流れを整理し、必要に応じて詳細フローや手順書に分けると運用しやすくなります。
【まとめ】フローチャートのメリットを業務改善に活かす
業務プロセスの生産性が高まる
業務プロセスを可視化表現した、業務フローチャートを用いることで、「可視化」のメリット（「段取り」「共有」「俯瞰」）を享受することができます。
このメリットを組織で享受できれば、自ずと業務プロセスの生産性が高まります。
今やっている業務をまずは可視化してみる、そして可視化した業務フローチャートを関係者で共有し業務理解、認識を合わせ、そして業務の標準化や改善活動に利用していく、このように業務フローチャートを日々の業務に根付かせてうまく活用していくことで、TODOリスト、ガントチャート、マインドマップのように、業務の生産性向上に役立てることができます。
まだ可視化に取り組んだことが無かったり、過去に取り組んだが中途半端に終わってしまっている方は、是非このメリットを再認識のうえ業務プロセスの可視化に取り組んでみてください。
