フロー作成においては「目的」と「粒度」を最初に設定すべし
私は業務可視化やフローチャートの書き方について無料セミナーでお話しさせていただいていますが、そこでは必ず「フローチャートを書くときには最初に目的を決めるべきである」とお伝えしています。
フローチャートは業務プロセスなどの流れを理解するのに適した方法ですが、記述する内容が目的とマッチしていないと、逆に内容を把握することが難しくなってしまいます。
例えば、業務間での情報の流れを知りたいのにフローチャートには細かい業務手順が書かれているようでは、読み手がいちいち情報を整理しなければならないため「使えない資料」となってしまいます。
逆に、フローチャートにデータの受け渡しが発生する業務のみが書かれているようであれば、必要な情報が一目で理解できる「使える資料」になります。
つまり、可視化の目的に応じてフローチャートで記述すべき情報が変わるため、最初に「可視化の目的」を決定し、次いで「目的を達成するために必要な情報」を定義することが必要となります。私はこれを「情報の粒度」と呼んでいます。
失敗しないフローチャート作成のために
皆様の中でも、システム導入にあたって業務フローを作成したがうまく活用できていないという例をお持ちの方は多いのではないでしょうか。また、DFDからシステムを設計するも、実業務と合わずに修正を余儀なくされた経験はないでしょうか。これらの多くは目的を達成するためのフローチャートを作成できていないことが原因であると考えられます。
最初に目的を定義し、適切な情報の粒度で記述したフローチャートを作成すること。意味のあるフローチャートを作成することで、プロジェクトの費用増加を防ぐことができるとも考えられます。
次回はシステム導入を目的としたフローチャートについて、説明をしようと思います。
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