- 新業務を定着化させる方法＝業務フローマニュアル
- 多くのお客様に指示されるiGrafxの業務フローマニュアル
こんにちは。可視化コンサルタントの鈴木 裕です。
前回はイントラマートとの連携により、完成されたBPMをご提供可能であることをご紹介しました。
今回は、改善後の業務をどのように定着化させるか、いかに業務フローを最新に保つか、その方法をご紹介しようと思います。
新業務を定着化させる＝業務フローマニュアル
弊社では特に、業務可視化の段階では収集した情報（業務の詳細手順、使用しているツールやドキュメント等）を業務フローにまとめています。これは業務フローに情報を集約することで誰もが整理された情報を理解し、議論の土台にできるからなのですが、フローチャートという情報の流れと関係性を俯瞰的にとらえる特徴を活かした手法でもあります。
この情報の流れと関係性を俯瞰でとらえるという特徴は、そのまま人材教育にも生かすことができます。例えばあなたの業務に後任者が配属された場合、どのように説明されますか？
業務の説明は、最終的には仕事の流れ・目的、具体的な方法、参考情報・使用ツール等を教えないと引き継ぐことは難しいと思います。手順書を作るにしても、大きな流れと具体的な手順やポイントをわかりやすくまとめるには労力がかかるでしょう。でも、それを簡単に実現しているものがあります。iGrafxで作成した業務フローです。
当初は事務ミス防止対策でご好評いただいた業務フローのマニュアル活用ですが、最近は人材育成ツールとして評価をいただいています。すなわち、仕事の流れや関係者が明確で、各ステップには詳細な内容や参照情報がまとめられている。グラフィカルな情報が好まれる昨今のニーズにフィットしているようです。
BPMの成果物として作成した業務フローを、業務マニュアルとして活用することで、新業務の教育と業務管理が同時にできるようになります。そして、弊社では若手に業務フローのメンテナンスを任せていますが、わかりやすい業務マニュアルで育ったユーザーはメンテナンスを自発的に行うようになります。（引継ぎの手間を一度経験するとわかるようです）
業務改善の最後の関門は業務の定着化ですが、弊社の提供する業務フローマニュアルを活用することで、定着化と自発的な業務フローメンテナンスを実現することができるのです。
業務フローマニュアルの機能
業務フローマニュアルをiGrafxで管理公開するにあたり、特徴的な機能を紹介します。
Web公開
業務フローはWebブラウザ経由でPCやタブレットで表示できます。
また、業務フローにコメントを入れることができます。
承認機能
原則的に承認済みの文書のみが公開されます。公開日時はタイマー設定でき、承認後も指定日付になるまで差し替えられないようにできます。
リンク機能
iGrafx上でリンク設定したファイルは名称変更や配置場所を移動してもリンク切れが起きません。
リンク情報の一覧化
リンク関係を一覧化することができます。
最後にご紹介した一覧化は、次回に詳しくご紹介したいと思います。
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可視化コンサルタント 鈴木 裕
【プロフィール】IT導入、標準化に向けた業務可視化、 iGrafxを活用した持続的なプロセスマネジメントサイクルの構築を得意としています。金融業、製造業、地方自治体へのiGrafxシステム導入、人事・総務業務、経理業務等の可視化実績多数あり。
【保有資格】
SAP認定コンサルタント（HR）
ITコーディネータ 等
