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業務可視化プロジェクトを絶対に失敗させないための7つのSTEP

体制づくり、目的の決め方、業務の棚卸し、業務フローの描き方、改善、管理、定着まで。業務の可視化を任された担当者が、最初の一歩から迷わず進めるための手引きです。

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業務の可視化を任されて、
こんなことで迷っていませんか？

可視化のプロジェクトが迷走する大きな原因は、
目的や進め方を決めないまま走り出すことです。
この資料では、始める前に決めることと進める順番を、7つのステップにまとめました。

資料の中身

ステップごとに、何を決めて何を作るのかを、図解で1〜2ページにまとめています。

STEP1
プロジェクトの発足
最初に「誰がどう進めるか」を決めます。体制・目的・期間・成果物の4つを書き出し、社内の共通認識をつくります。
STEP2
目的の明確化
何を改善したいのかを決め、効率化・統制・標準化・品質向上のどの視点で見直すかを定めます。経営・部門・現場で同じ方向を向くための進め方も紹介します。
STEP3
業務棚卸
トップダウンとボトムアップの両方から業務を洗い出し、抜け・重複・呼び方の違いを整えて業務一覧表にまとめます。
業務一覧表
STEP4
可視化実施
記号・線・粒度・名前の付け方をルールブックにしてから描き始め、現場とのレビューで「伝わる図」に仕上げます。
業務フロー作図のルールブック
STEP5
課題改善
現状と理想の差から課題と原因を整理し、効果の大きさと実現しやすさで優先順位をつけて、担当と期限のある改善計画に落とし込みます。
課題シート改善計画表
STEP6
管理
フォルダ構成・名前の付け方・更新の履歴を決め、描いた業務フローを会社の資産として管理する仕組みをつくります。
STEP7
公開・継続運用
必要なときに誰でもすぐ見られる場所に置き、定期的な見直しで最新の状態を保ち、使われ続ける可視化にします。