【業務フローの作り方】はじめてでも迷わない手順とコツ

業務フローの作り方が分からない人向けに、はじめてでも迷わない手順を整理しました。目的と粒度を決め、範囲設定からフローチャート化、スイムレーン、リンク付け、レビューまで【7ステップ】で解説します。

業務フロー作成の全体像【まず「目的」と「粒度」を決める】

業務フローを書き始めると、多くの人が最初に迷います。
「どこから手を付ければいいのか」「どこまで書けば正解なのか」「誰に何を聞けばいいのか」…。

この迷いの正体はシンプルです。
【目的】と【粒度】が決まっていないまま描き始めていることが原因です。

業務フローは「絵をきれいに描く」作業ではありません。
見えないものは管理できないので、変えたい、整えたい、引き継ぎたい対象を「管理できる形」にするための道具です。
まずは、全体像を整えるところから始めましょう。

業務フローは“何のため”に作るのか【目的の型】

業務フローの目的は会社ごとに違うようで、実はよく出てくる「型」があります。
ここを最初に決めると、何を描くべきかが一気に明確になります。

ここで重要なのは、「目的が違えば、正しいフローも違う」という点です。
たとえばシステム刷新が目的なら、システムの関与点が見えないフローは役に立ちません。
一方、改善が目的なら、細かな操作手順よりも、どこで手戻りが起きるかが分かる構造が優先されます。

もし迷ったら、最初にこの一文を決めてください。
【この業務フローは、誰が、何を判断するために作るのか】
これが決まると、必要な情報の範囲が自然に決まります。

どこまで書く？【粒度の決め方】

業務フローが止まる最大の原因のひとつが、粒度の迷子です。
「細かく書きすぎて終わらない」「粗すぎて使えない」…どちらもよく起こります。

まずは、フローと手順書の役割を分けて考えるのがコツです。

• 業務フロー…業務の流れと責任分界を俯瞰して理解するための図
• 手順書…その業務を誰でも同じ品質で実行するための具体手順

粒度を決めるために、次の3段階で考えるとスムーズです。

ポイントは、いきなりレベル3に行かないことです。
はじめての業務フロー作成なら、まずはレベル1からレベル2を狙うのが現実的です。
「使える形」に到達してから、必要な部分だけを手順書化するほうが速く、失敗しにくいです。

迷ったら次の基準を使ってください。
【読む人が「次に何をすればいいか」を迷わない粒度】
これが業務フローとしての最低ラインです。

対象業務の選び方【まずは「定型業務」から始める】

最初の対象を間違えると、業務フロー作成は高確率で止まります。
おすすめは、定型業務から始めることです。

定型業務とは、ざっくり言うと毎回ほぼ同じ流れで回る業務です。
たとえば経理や総務などの管理系業務は、定型の割合が高いことが多いです。

• 定型業務が向いている理由…手順が安定しており、例外が少なく、合意が取りやすい
• 成果が出やすい理由…改善点やムダが見つかりやすく、完成までが速い
• 次につながる理由…BPO検討やシステム刷新の土台になりやすい

反対に、次のような業務は最初の題材に向きません。

• イレギュラーが多すぎて、例外が無限に出る業務
• 担当者のノウハウ依存が強く、説明が言語化されていない業務
• 顧客対応など、相手次第で流れが変わる業務を細かく書こうとするケース

もちろん、これらの業務も可視化はできます。
ただし最初は、外形の流れを粗めに整理し、必要になったら深掘りするのがコツです。

対象選びで悩む場合は、次のチェックで決めると失敗しにくいです。

つまずきポイント先回り【現場協力・時間確保・トップダウン周知】

業務フロー作成は「描く技術」より、進め方で止まりやすいです。
特に多いのが、次の3つです。

• 現場が忙しくて時間が取れない
• 作る意味が伝わらず協力が得られない
• 誰の業務として進めるのかが曖昧

ここで大事なのは、現場の反対は「性格」ではなく構造で起きることです。
ヒアリングにも作図にも時間が必要なので、現場から見れば「仕事が増える」に見えます。

したがって対策はシンプルです。
会社の業務として必要だと周知し、時間を確保することが必要です。

実務で使える対策を、最小セットでまとめます。

• 周知する【なぜやるか】【何のためか】を先に説明する
• やる範囲を切る【対象業務】【期間】【完成定義】を宣言する
• 時間を確保するヒアリング枠を先に押さえる
• 役割を決める事務局、現場協力者、レビュー者を決める

特に最初の一歩として効くのは、次の一文です。
【これは追加作業ではなく、会社として必要な業務である】
これがないと、どれだけ外部が支援しても前に進みにくくなります。

また、業務フロー作成が進まない企業では、現場の問題に見えて実は目的が共有されていないケースが多いです。
作る前に5分でもいいので、関係者に対して「目的」と「使い方」を揃える時間を取るだけで、プロジェクトの停滞リスクは大きく下がります。

業務フローの作り方【はじめてでも迷わない7ステップ】

ここからは、実際に【業務フロー 作り方】を手順に落として説明します。
最初に意識してほしいのは、いきなりフローチャートを書かないことです。
フローの品質は「描画」よりも、準備と整理で決まります。

この7ステップは、業務改善・システム刷新・BPO・内部統制など、目的が違っても使える汎用の型です。
ただし、目的によって強調点が変わります。迷ったら、前章の【目的の型】に立ち返ってください。

Step1【範囲を切る】

最初にやるべきは【範囲を切る】ことです。
範囲が曖昧だと、ヒアリングが広がり、例外が増え、いつまでも終わりません。

• 開始と終了…どこからどこまでを1本のフローにするか
• 対象部門…関係する部署や外部をどこまで含めるか
• 対象業務…何の業務を描くのか

範囲を切るコツは、【トリガー】と【成果物】で決めることです。
たとえば、次のように決めるとブレません。

範囲を切るだけで完成率が一気に上がります。
「今はこの範囲だけ」と宣言できる状態を作りましょう。

Step2【登場人物と役割を出す】

業務フローは「作業の流れ」だけでは足りません。
誰がやるかが曖昧だと、改善もシステム化も進みません。

ここでやることはシンプルです。
登場人物を洗い出し、役割を1行で定義するだけです。

• 担当者【起票する人、処理する人】
• 承認者【判断する人】
• 確認者【チェックする人】
• 外部【取引先、委託先、顧客】
• システム【入力・参照・出力する対象】

この時点でおすすめなのは、次のような【役割表】を作ることです。
フローを書く前に、この表を作っておくと後が楽になります。

ここでの狙いは、責任分界のズレを早めに見つけることです。
「誰がやるのか分からない作業」は、改善でも刷新でも必ずボトルネックになります。

Step3【業務を時系列に並べる】

次に、業務を時系列に並べます。
この段階では絵にしなくてOKです。まずは箇条書きで十分です。

ポイントは、動詞でそろえることです。
たとえば「見積書」ではなく「見積書を作成する」のように書きます。

• 依頼を受け取る
• 見積書を作成する
• 見積を送付する
• 注文書を受け取る
• 受注登録する
• 手配する
• 請求書を発行する
• 入金を確認する

この時に一緒にメモしておくと後で助かるのが、次の3つです。

• 分岐…条件によって流れが変わるところ
• 例外…通常と違う処理が入るところ
• 待ち…誰かの返答待ち、承認待ちになっているところ

Step3が雑だと、Step4で必ず詰まります。
時系列の箇条書きが完成したら、半分できたと思って大丈夫です。

Step4【フローチャート化する】

ここで初めて、箇条書きをフローチャートにします。
大事なのは、見た目ではなく読みやすい構造です。

最低限、次の3つだけ守ればフローは読める形になります。

• 流れは一定方向【左→右】または【上→下】で統一する
• 分岐は条件で書く【Yes】【No】の出口を持たせる
• 戻りは最小限往復が増えるほど理解しづらくなる

判断【分岐】を「条件」で書く

フローが分かりにくくなる原因の多くが、判断の書き方です。
判断は「作業」ではなく条件で書きます。

条件で書くと、分岐後の流れが自然に整理されます。
分岐は「Yes/Noで答えられる形」にするのがコツです。

例外・イレギュラーは“別ルール”として扱う

フローが崩れる最大要因が、例外を本流に混ぜることです。
例外が多い業務でも、整理の仕方は同じです。

• 本流…8割以上のケースで起こる流れ
• 例外…特定条件のときだけ起こる流れ

例外を全部本流に入れると、矢印が増え、戻りが増え、読めない図になります。
おすすめは次のどちらかです。

• 例外は注記にする【この場合は別フロー参照】のように切り出す
• 例外用のサブフローを作る【例外フローA】として別ページに分ける

フローは「読めること」が価値です。
例外が多い業務ほど、切り分けが重要になります。

往復フローを減らす【読み順を左→右にそろえる】

読みづらいフローの典型が、矢印が往復している図です。
情報を詰め込みすぎると、1枚に収めるために縦に折り返しが発生しがちです。

対策はシンプルです。
【読み順】を決めて、その方向に流れるように配置することです。

• 左→右で統一し、途中で縦方向に折り返さない
• 1枚に収まらないなら、潔く分割する
• 戻りが出る場合は、戻り先を近くに置く

「1ページに収めること」が目的になると、読みやすさが犠牲になります。
分割は悪ではなく、読みやすさのための設計です。

Step5【スイムレーンで責任分界を見える化する】

フローチャートができたら、次は【責任分界】を見える化します。
ここで使うのがスイムレーンです。

スイムレーンは、誰がどこまで担当するかを一目で理解するための枠です。
担当×システムで作ると、システム刷新や改善に強いフローになります。

• レーン例【営業】【営業事務】【経理】【顧客】
• レーン例【人】【システムA】【システムB】

「業務の流れ」と「データの流れ」を混ぜない

フローが分かりにくい原因として多いのが、業務の流れとデータの流れが混ざることです。
やることと情報の動きは別物です。

• 業務の流れ…誰が何をするか
• データの流れ…何の情報がどこへ渡るか

まずは業務の流れを整理し、その上で必要ならデータの動きを補足します。
最初から全部を一枚に載せないのがコツです。

システム関与点【入力・出力・参照】を明確にする

特にシステム刷新を意識するなら、ここが重要です。
システムがどこで関与しているかが見えないと、要件が固まりません。

• 入力…誰が何を入力しているか
• 参照…どの情報を見て判断しているか
• 出力…何が出て、誰に渡るか

この3つが整理されると、ベンダーに丸投げせずに済みます。
自社で業務を把握し、対等に話すための材料が揃うからです。

Step6【帳票・規程・手順を紐付ける】

業務フローが「絵」で終わると、現場では使われなくなります。
そこで効果が出るのが、関連情報の紐付けです。

紐付ける対象は、次のようなものです。

• 帳票【申請書、注文書、請求書】
• 規程【ルール、承認基準】
• 手順【操作手順、チェックリスト】
• 保管場所【フォルダ、文書管理、URL】

ここでのポイントは、全部を完璧にやろうとしないことです。
まずは、フローを読む人が迷いやすい箇所だけ紐付けると効果が出ます。

フローと情報がつながると、管理しやすさが一段上がります。
運用できる業務フローに近づきます。

Step7【レビューして整える】

最後はレビューです。ここを省くと、使われないフローになります。
レビューで見るべき観点は【抜け漏れ】だけではありません。

• 抜け漏れ…必要な作業が落ちていないか
• 粒度…細かすぎ、粗すぎになっていないか
• 用語…部署ごとに言い方が違って混乱しないか
• 例外…例外が本流に混ざって読みにくくなっていないか

レビューは、可能なら次の順で行うと効果的です。

1. 現場レビュー【実際にやっている人】が見て違和感を潰す
2. 管理者レビュー【責任分界】と【ルール】を確認する
3. 関係部門レビュー【受け渡し】のズレを確認する

最後に、完成の合図を決めてください。
【このフローで新人が迷わず動ける】が一つの目安です。
完璧を目指して終わらないより、使える形で出して回すほうが成功に近づきます。

【まとめ】業務フローの作り方…はじめてでも迷わない手順とコツ

業務フローは、いきなり図を描くよりも【目的】と【粒度】を先に決めると迷いません。範囲を切り、登場人物と作業を洗い出してからフローチャート化し、担当とシステムの関与点を整理します。さらに帳票や規程を紐付け、レビューと更新ルールまで整えると、システム刷新やBPOでも使える【運用できる成果物】になります。

• 目的と粒度を最初に決めるとブレない
• 作業は箇条書き→フローチャートの順で作ると早い
• 担当とシステムを分けて見える化すると刷新で効く
• 例外は本流に混ぜず別ルールで扱う
• 更新ルールと版管理がないとすぐ使えなくなる