業務可視化プロジェクトを成功に導くためには、まず「業務の棚卸し」を通じて、業務フロー作成の対象範囲を明確に定義することが不可欠です。この「業務の棚卸し」の過程で作成される主要な成果物が業務一覧表です。
業務一覧表とは、一言で言えば、組織内で行われている様々な業務を、上位概念から下位概念へと体系的に整理し、網羅したリストのことです。これは、業務フロー図の作成と並んで、業務可視化プロジェクトにおいて極めて重要な位置を占める成果物と言えます。
業務一覧表を作成することで、業務全体を漏れなく、かつ構造的に把握することが可能となり、その後の業務フロー作成における単位が明確になります。これにより、各業務フローの粒度を均一に保ちやすくなり、プロジェクト全体の整合性を高めることに繋がります。
業務を体系的に理解し、整理することは、業務一覧表の最も基本的な役割です。
業務一覧表作成の為の２つのアプローチ
業務一覧表の作成においては、網羅性と体系性を両立させることが重要です。そのため、以下の2つのアプローチを組み合わせることで、より精度の高い業務一覧表を作成することが可能となります。
トップダウン分解
トップダウン分解アプローチは、業務一覧表作成において、対象とする業務範囲を構造的に捉えるための手法です。まず、全体像を把握し、上位レベルから段階的に業務を整理していきます。この際、一般的には組織体系を基盤として活用し、部署や部門といった大きな単位から、さらに詳細な業務へと分解していきます。
このプロセスで作成される成果物は「業務体系表」と呼ばれ、主に業務可視化プロジェクトの推進事務局が中心となって作成を主導します。これにより、業務の階層構造が明確になり、後続のボトムアップ合成で現場からの情報を整理する際の基準となります。このアプローチは、包括的な視点から業務全体を俯瞰し、漏れなく網羅するための重要なステップと言えます。
ボトムアップ合成
現場担当者にアンケートやヒアリングを実施し、実際に行われている業務や作業を詳細に列挙していきます。この業務一覧表作成のアプローチでは、個々の実務に焦点を当て、現状を網羅的に把握することを目指します。
現場の声を直接反映させることで、業務の棚卸しにおける漏れを防ぐことが期待できます。集められた多数の業務や作業の中から、業務一覧表の粒度を揃えるために、共通するものをグループ化してまとめ上げていきます。
このプロセスで作成される成果物は「業務棚卸表」と呼ばれます。この「業務棚卸表」は、実際の業務実態を正確に反映した、業務一覧表の基盤となる重要な資料となります。
これら2つのアプローチによって作成された「業務体系表」と「業務棚卸表」を照合することで、洗い出しの漏れを確認し、業務一覧表の精度をさらに高めることができます。
また、業務の体系は「大分類・中分類・小分類」のように、統一された粒度で整理することで、後続の業務フロー作成などの工程がスムーズに進むようになります。これは、業務一覧表の基本的な構成要素とも言えます。
業務一覧表の活用
業務一覧表を作成することで、業務が体系的に洗い出され、業務フローを作成する単位が明確になります。この業務一覧表は、単に業務を列挙するだけでなく、プロジェクトの目的に合わせて項目を追加することで、さらに多角的に活用することが可能です。
進捗管理表
業務一覧表に以下の項目を追加することで、業務フロー作成の進捗管理表として活用できます。これは業務可視化プロジェクトにおいて非常に重要な機能であり、業務一覧表の完成後に追加しても問題ありません。この業務一覧表を基盤とすることで、プロジェクト全体の進捗状況を正確に把握し、遅延や課題の早期発見に繋げることができます。
- 作成対象（作図要否）: どの業務について業務フローを作成する必要があるかを明確にします。
- 作成担当者: 各業務フローの作成責任者を特定します。
- レビュー者: 作成された業務フローの品質を保証するためのレビュー担当者を指定します。
- 作成開始日: 各業務フローの作成に着手する日付を記録します。
- 作成完了日: 各業務フローの作成が完了した日付を記録します。
- 進捗度: 現在の作成状況をパーセンテージなどで示し、全体の進捗を把握します。
この業務一覧表に基づいた進捗管理は、プロジェクトの透明性を高め、関係者間の連携を円滑にするための強力なツールとなります。業務一覧表の正確な更新が、プロジェクト成功の鍵を握ります。
業務改善
業務一覧表は、単に業務を洗い出すだけでなく、業務改善の検討ベースとしても非常に有効です。業務一覧表に以下の項目を追加し、業務属性を整理することで、具体的な改善策の立案につなげることができます。
- 業務の性格（定型/非定型）: 業務がルーチンワークか、それとも状況に応じて判断が必要かなどを分類します。
- 業務スキル（一般/専門性）: その業務遂行に必要とされるスキルが、一般的なもので良いのか、特定の専門知識が必要なのかを定義します。
- 必要習熟度（求められる経験年数）: その業務を一人前に行うために、一般的にどの程度の経験年数が必要とされるかを推定します。
これらの項目を整理することで、例えば、定型業務で一般スキルで対応可能、かつ短期間で習熟できる業務を特定できます。
こうした業務一覧表の分析結果は、人材配置の最適化（例：正社員から派遣社員への切り替え）や、アウトソーシングの検討など、具体的な業務改善活動の基礎データとなります。
業務一覧表を活用することで、より効率的で効果的な業務改善を実現することが可能になります。
【まとめ】業務一覧表は精度が重要
業務一覧表は、業務可視化プロジェクトにおいて、その後の工程の成否を左右する極めて重要な成果物です。業務一覧表の精度が低いと、プロジェクト後半で本来可視化されるべき業務が見落とされていた、といった事態に陥りかねません。そうなると、手戻りが発生し、プロジェクトメンバーや関係部署の再調整が必要となり、プロジェクト全体の遅延やコスト増加に繋がる可能性があります。
業務可視化プロジェクトでは、どうしても業務フローの作成に意識が集中しがちですが、業務一覧表の作成も業務フロー作成と同等に重要であるという認識を持つことが、プロジェクトを成功に導く鍵となります。精度の高い業務一覧表を作成することで、体系的な業務把握が可能となり、効率的な業務改善や生産性向上への道が開かれます。網羅性と正確性を追求した業務一覧表の作成を心がけましょう。
