「見た目のわかりやすさ」というフローチャートの特長を活かすことで、分かりやすく使いやすい業務マニュアルに転用することができます。実際に弊社のお客様の自治体や金融機関で使われている業務フローマニュアルについてご紹介します。
※業務フローマニュアルの作り方を解説する記事を公開しました。
本記事と併せてこちらも是非御覧ください。
業務フローマニュアルとは
業務フローマニュアルサンプル
上の業務フローはある市役所の窓口業務の一つを表した業務フローマニュアルです。このフローを例に業務フローマニュアルの概要について説明します。
業務フローマニュアルは大きく分けて2つの要素から構成されています。
- 業務フロー（左側）
- 業務詳細手順（右側）
この業務フローマニュアルでは、「分かりやすさ」を重視し、「業務フロー」では、全体工程が一目で理解できることを目的に「受付」「確認」「審査」「交付」といった業務機能単位でサイズを揃え簡潔に表現しています。「業務詳細手順」では、フローの中の各作業の詳細な手順、確認事項、注意点等を文章で具体的に書きます。箇条書きにするのが望ましいです。
業務フローマニュアルのメリット
業務フローマニュアルのメリットは「分かりやすさ」と「詳細さ」の両立です。
分かりやすさ
「分かりやすさ」は<業務フロー（左側）>で表現しています。業務フローがあることでその業務の流れを俯瞰的に把握することができます。フローチャートのメリットとして、各図形をいくつかの作業のまとまりと捉えることで、その単位で誰がいつ何をするのかを簡単に視覚的に理解することができます。各図形にその作業で使用する文書・帳票などを付記することで更に分かりやすくなります。
詳細さ
「詳細さ」は<業務詳細手順（右側）>で表現しています。フローチャートの弱い部分である、各作業（各図形）毎の詳細な作業内容を文章で補う為に、業務フローとセットで業務詳細手順を載せています。単に業務の詳細内容を文章で羅列するのではなく、各図形の番号と紐付けて書くことで、全体の中のどの部分に関する情報か把握しやすくなります。
業務フローと業務詳細手順の2つの要素により、概要（業務フロー）→詳細（業務詳細手順）の順で見ることができ、業務を理解しやすい構成になっています。また、1画面（紙で扱う場合は1枚）に概要と詳細が収まることも使いやすさにつながります。
更なる活用
規定やマニュアルなど関連資料をリンク
業務フローマニュアルを「見る」だけじゃなく「使う」業務マニュアルにすることもできます。
前述した、「各作業で使用する文書・帳票」及び使用するシステムなどをフローチャートの図形にリンク付けしてクリックで呼び出せるようにすることでより使いやすい電子マニュアルになります。
もっと分かりやすく
業務フロー部分の図形を、その作業を表すイラスト（あるいは写真等）に変えることで、視覚的には更に分かりやすくなります。業務内容が複雑だったり難易度が高いために理解に時間がかかる場合には、その難しさを解消するために視覚効果を活用することも重要です。
業務フローマニュアルサンプル
まとめ
業務フローマニュアルは、前述のとおり、業務の全体の流れがすぐに把握できるので、業務の引き継ぎや新人への教育資料に最適なマニュアルです。単なる文章だけのマニュアルと比べると理解のしやすさは大きく違います。人の入れ替わりが多い職場では業務フローマニュアルは非常に役立ちます。
業務フローマニュアルが現場に根付き活用されることで、何か問題が発生した際もすぐに現状業務を把握でき、対策を講じやすくなります。これから業務マニュアルを整備・見直ししようと考えている方は是非業務フローマニュアルを検討してください。
業務可視化NOTE 運営事務局 編集担当
